Kommunikation är vår största utmaning under krisen

Miller möter ledare i pandemikrisen: I den här serien samtal ”Miller möter ledare i pandemikrisen” intervjuar Ledarnas förbundsordförande Andreas Miller företrädare för Ledarnas olika branschföreningar om ledarskapets utmaningar och framtid i ljuset av coronakrisen. I den fjärde intervjun i serien möter vi Marianne Backrud-Hagberg, ordförande för Ledarnas branschförening Kost & Näring, som rymmer chefer inom kost och nutrition inom kommuner och regioner.

Kostcheferna på kommuner och i regioner har organiserat både tillagning och distribution av mat till sina verksamheter på olika sätt. En gemensam utmaning, är att kommunicera på rätt sätt med sina medarbetare. ”Kommunikation är min svåraste utmaning för mig som ledare under pandemin”, säger Marianne Backrud-Hagberg, verksamhetschef på Nyköpings kommun och ordförande för branschföreningen Kost & Näring, i ett videosamtal.

I det här digitala samtalet, som är det fjärde i den här serien bloggar, träffar jag Marianne Backrud-Hagberg, som är ordförande för Kost & Näring.

Vi kommer direkt i vårt samtal in på frågan vad som är den största utmaningen för Marianne och hennes chefskollegor under krisen. I Nyköping serverar kommunen tillagad mat på samtliga skolor, förskolor och äldreboenden.

– Den största utmaningen är något som jag inte föreställt mig före krisen. Det handlar om kommunikationen. Hur får vi ut rätt information, hur ska jag och mina medarbetare tolka informationen och översätta den till vår verksamhet? Vi har 84 enheter som ska ha information och 160 personer ska tolka och förstå informationen. Det är en jätteutmaning och vi har under krisen gjort en kommunikationsresa, säger Marianne Backrud-Hagberg.

Situationen i äldreomsorgen i Nyköping är tuff eftersom många äldreboenden i kommunen har smittade äldre, berättar Marianne. Ändå är det lättare för hennes verksamhet än för personalen som direkt arbetar med smittade i äldreomsorgen.

– Vi levererar matvagnar och har tagit fram noggranna hygienföreskrifter hur dessa ska hanteras. Vi säkerställer att hygienkraven uppfylls. Det är vår utmaning, berättar Marianne.

En viktig del av arbetet i Kost & Näring under krisen är erfarenhetsutbyte där medlemmarna i föreningen träffas i en Facebook-grupp.

– Det som slår mig är att krisen utvecklat sig olika i olika delar av landet. Vi befinner oss här i stormens öga, men på andra håll finns knappt någon smitta. En stor fråga som vi diskuterat är hur vi ska distribuera mat till gymnasieskolorna. Man gör på olika sätt i kommunerna. En del gör som oss och tar fram och delar ut matlådor, medan det på andra håll delas ut matkuponger, som kan lösas in på restauranger.

Hon berättar också att hon och hennes chefskollegor har omfattande dialog med sina medarbetare och hanterar de frågor och den oro som finns.

Hur upprätthåller man som chef en bra arbetsmiljö under en sådan här kris?

– Det är jättesvårt. Vi var inte beredda på den här krisen och trodde inte att något sådant här skulle kunna hända. Vi tycker att det är viktigt med en nära dialog och att träffa medarbetarna. För det har en stor betydelse för en god arbetsmiljö. Det finns medarbetare som är oroliga, och som befinner sig i riskgruppen, och de får stanna hemma, säger Marianne.

Konsekvenserna för Kost & Närings verksamhet har blivit stora och föreningen har genomfört sin årliga konferens, Kostdagarna, i slutet av mars genom livesändning på nätet.

– Vi fick snabbt i slutplaneringen av konferensen helt ändra vårt upplägg. Vi visste inte om vi skulle kunna genomföra den eller inte, vilket var mycket bekymmersamt och utmanande. Vårt hotell var inte beredda på att betala tillbaka konferensavgiften, så vi hamnade i en ekonomisk krävande situation. Vi löste omställningen på bara en vecka. Det var en mycket annorlunda upplevelse, men lyckades genomföra det på ett riktigt bra sätt och hade samma program som vi planerat för, säger Marianne.

Det är svårt, menar Marianne, att analysera ännu vad för konsekvenser krisen får, men hon förutspår att pandemin kommer att leda till stora problem framöver, och påverka kommunernas ekonomi på ett negativt sätt. Men hon försöker tänka positivt och hoppas att det blir en snabbare grön omställning, som en följd av krisen. Chefsrollen kommer också att förändras.

– Vi kommer att behöva jobba ännu mer med kriser och krishantering på våra arbetsplatser och scenarioplanering för alla möjliga och omöjliga scenarier, säger Marianne.

Krisen blir utdragen och kan pågå i flera månader, med en hög arbetsbelastning för chefer. Hur ser du på ett hållbart ledarskap i den här situationen?

–  Samarbete är viktigt. Att hålla ihop verksamheten och fånga upp frågor som finns och nyheter är vår utmaning. Kommunikation är A och O. Alla blev lamslagna av det som hände och hur man ska tolka all information. Budskap behöver vara genomtänkt och väldigt tydligt. Flera ögon behöver titta på information innan den kommuniceras, eftersom den kan tolkas på olika sätt.

Ledarna har fått många nya medlemmar under krisen. Jag frågar Marianne vad Ledarna har betytt för henne?

– Mycket. Jag lever med Ledarna varje dag, känner en trygghet med att ha Ledarna i ryggen, säger Marianne.

Nästa år fyller Kost & Näring hundra år som förening. Hur firandet ska gå till påverkas av krisen.

– Vi planerar, men har parallella planer för olika scenarier. Vi behöver också se över vilka åtaganden vi gör, säger Marianne.

Hon delar med sig av sina bästa tips för chefer under krisen.

– Under kristider är det viktigt att prata med varandra och träffa varandra (det får ske en del digitalt i dagsläget) oftare än tidigare för avstämning och bolla frågor med varandra. Ta hjälp av varandra, berättar Marianne avslutningsvis.

Vi säger hej då till varandra på det digitala mötet.

En slutsats jag drar av samtalet är hur viktigt det är med kriskommunikation och att vi som chefer behöver lära oss att kommunicera i en utdragen kris, som vi befinner oss mitt i. Speciellt svårt är det när informationen ändras hela tiden, timme för timme. Information kan tolkas på olika sätt, så det gäller som chef att noga följa media och ha beredskap att snabbt ändra sina beslut och kommunicera. Det är bättre att kommunicera för ofta än för sällan. Och man måste våga ta hjälp av kommunikationsproffs för att kunna ha ett bollplank att diskutera kommunikationsöverväganden man behöver göra. Att investera tid i att lära sig mer om kommunikation kan vara en investering väl värd att göra för att som chef bli en bättre kommunikatör.

Det gäller också att vara tillgänglig för sina medarbetare och svara på frågor. Även om man inte har svar på alla sina frågor är det viktigt att vara tillgänglig och känslomässigt närvarande. Och så måste man vara beredd på att rucka på invanda arbetssätt, och precis som Kost & Näring ska göra, våga pröva nya oprövade arbetssätt. Det finns inget givet svar på vad som är rätt eller fel. Se krisen som en chans att ompröva gamla sanningar och våga tänka och göra nytt!

Intervjun gjordes den 23 april.

 

Fakta: Kost & Näring

Kost & Näring är branschföreningen inom Ledarna för kostchefer, måltidschefer, upphandlingsansvariga och kostrådgivare och andra yrkesgrupper som leder landets offentliga måltidsverksamheter inom kommuner och regioner.

Läs mer på Kost & Närings webbplats.

Grön återhämtning – en möjlighet mitt i allt det svarta

Vi lever i en tid där chefer och ledare sätts på väldigt stora prov. Det handlar om för en del att få verksamheter och företag att ställa om till en helt oförutsägbar utveckling och om möjligt överleva coronakrisen. Andra chefer ska hantera en överbelastad verksamhet som är livsavgörande för många människor. Chefer och ledare behöver allt stöd de kan få och rätt förutsättningar i den här krisen. Nu är inte tid för klämkäcka tillrop om att det ordnar sig.

Samtidigt är det viktigt att se att det kommer en tid efter krisen, en tid för återhämtning och uppbyggnad. Genom att nu börja planera för den ger det oss en möjlighet tänka om och tänka nytt.

Det finns en möjlighet i spåren av coronakrisen som vi ska utnyttja till något gott. Jag tror att chefer och ledare måste våga tänka nytt. Tankar som präglas av framtidens idéer om hållbara företag och verksamheter.

Därför är initiativet ”Grön återhämtning” (Green Recovery) som kom förra veckan en välkommen nyhet bland de i övrigt svarta rubrikerna. Det öppna brevet med en uppmaning till mobilisering är undertecknat av europeiska bolagschefer, fackföreningsledare, företrädare för intresseorganisationer och ledamöter i EU-parlamentet. Bland de 180 undertecknarna återfinns bland annat H&M:s vd Helena Helmersson, Ikeas koncernchef Jesper Brodin och AB Volvos vd Martin Lundstedt, och flera europeiska företagsledare och ministrar från tio EU-länder har undertecknat, bland dem Sveriges vice statsminister Isabella Lövin och finansmarknadsminister Per Bolund.

Budskapet är att återhämtningen efter krisen, när den kommer, behöver bygga på gröna principer och påskynda omställningen till en klimatneutral ekonomi. Ambitionen är att bygga en global allians av politiska beslutsfattare, företagsledare, fackföreningar, intresseorganisationer och tankesmedjor. Syftet är att den ekonomiska strategin för återhämtning ska bygga på kampen mot klimatförändringar, skyddet för biologisk mångfald och ska bidra till att bygga mer motståndskraftiga samhällen.

Innan coronakrisen reste jag runt och träffade arbetsledare och chefer på företag runt om i Sverige som alla vill delta i omställningen till ett hållbart samhälle. Det är en stor omställning som kommer kräva mycket av chefer och ledare. I Ledarnas Novusundersökning om hållbarhet och ledarskap 2020 som gjordes före coronakrisen uppger två av tre chefer att det ingår i deras chefsroll att arbeta med hållbarhetsfrågor. En stor majoritet av cheferna ser sitt uppdrag som en del av ett större sammanhang där hela samhällsutvecklingen blir mer hållbar. I samma undersökning framgår att cheferna efterlyser mer kunskap inom hållbar produktion och konsumtion och resurs och energieffektivitet. Cheferna säger att hållbarhetsfrågornas påverkan på företag och verksamheter kommer öka markant de närmaste fem åren. Nu lär omställningen komma snabbare och bli brutalare. Innan coronakrisen hade vi på Ledarna beslutat att ge chefer verktyg för att delta i den nödvändiga omställningen. Vår kongress i maj hade hållbarhet som tema. En av dagarna skulle helt fokusera på– ”Chefens roll i klimatomställningen”. Just som programmet var klart och inbjudningarna skulle gå ut slog pandemin till och planeringen fick skjutas på framtiden. Men det gör inte frågorna mindre aktuella. Tvärtom, skulle jag säga. Vilket både vår Novusundersökning och det europeiska initiativet vittnar om.

Syftet med vår konferens är att gå bortom eländesbeskrivningarna, att lyfta blicken och se möjligheterna, att lyfta fram konkreta exempel och förebilder att lära av. I politiken, i näringslivet, i offentliga verksamheter och idéburna organisationer har chefer och ledare nyckelpositioner för att ta avgörande kliv mot ett fossilfritt, hållbart samhälle. Men också att genom små beslut i vardagen forma den egna verksamheten, och därmed samhället i stort.

Nu genomgår vi en kris ingen av oss tidigare upplevt. Den är påtaglig och konkret för de flesta av oss och överskuggar just nu det mesta, även klimatkrisen. Men det är en kris som finns kvar även när pandemin är över och den ekonomiska återhämtningen måste gå hand i hand med den långsiktiga omställningen.

Ledarna kommer därför att återkomma i höst med en konferens som sätter fokus på chefer och ledares roll i klimatomställningen. Jag är övertygad om, liksom Greenrecovery undertecknarna, att frågan kommer att vara mer angelägen än någonsin.

Uthålligt ledarskap är viktigaste utmaningen i krisen

Miller möter ledare i pandemikrisen: I den här serien samtal ”Miller möter ledare i pandemikrisen” intervjuar Ledarnas förbundsordförande Andreas Miller företrädare för Ledarnas olika branschföreningar om ledarskapets utmaningar och framtid i ljuset av coronakrisen. Den tredje intervjun i serien är med Johan Videkorp, ordförande för Ledarna inom Handeln, som är Ledarnas branschförening för chefer inom detalj- och partihandel.

Handeln har påverkats på väldigt olika sätt i krisen. I dagligvaruhandeln har efterfrågan av varor ökat kraftigt, samtidigt som nischbutiker tappat nästan alla sina kunder och tvingats gå i konkurs. Därför har chefer i handeln en mycket utsatt position och hög arbetsbelastning. ”Att dela på ansvaret mellan chefer, planera för en långvarig kris och se till att få återhämtning, dygnsvila, är nödvändigt för att man som chef ska hålla i längden”, berättar Johan Videkorp, ordförande för Ledarna inom Handeln, i ett videosamtal.

I den förra bloggen i serien intervjuade jag Erica Permeklev vid branschföreningen Teknik & Motor om coronakrisens effekter på tillverknings- och fordonsindustrin. I det här digitala samtalet träffar jag Johan Videkorp, som är ordförande för Ledarna inom Handeln och Säljchef Försäljning på Coop i Ängelholm.

Detalj- och partihandeln har påverkats kraftigt av krisen, berättar Johan, som är nöjd med påskhandeln. Bilden är splittrad och handeln har påverkats på väldigt olika sätt. Sedan krisen fördjupades i februari har försäljningen av dagligvaror gått väldigt bra. Medan försäljningen av sällanköpsvaror i gallerior och småbutiker kraftigt gått ner och nästan helt upphört.

Köpcenter och små nischbutiker tvingas slå igen när konsumtionen minskar som en följd av krisen och e-handeln ökar, berättar Johan för mig.

– Stora köpcentrum och framför allt fackhandel har påverkats och har det jättetufft på grund av restriktionerna. Det slår oerhört hårt mot nischade småbutiker. Flera har inte överlevt och redan gått i konkurs eftersom man inte längre har några kunder i butikerna. Nästan all gränshandel med Norge och Danmark är borta, så köpcenter vid gränserna drabbas väldigt hårt, säger Johan.

De största utmaningarna som chef nu under krisen handlar om att tolka information från myndigheterna och omsätta rekommendationer och råd till smittskyddsåtgärder i butikerna, berättar Johan för mig. Det handlar om att se till att bland annat städa och tvätta lokalerna, sätta upp avståndsskyltar och plastskydd vid kassorna samt att se till att medarbetare har information kring hur de ska agera.

För att se till att chefer har ett hållbart ledarskap och stöttar varandra, så delar butikscheferna på Coop i Ängelholm, där Johan jobbar, chefsansvaret sinsemellan.

– Uthålligheten är den stora utmaningen eftersom det är ett oerhört tryck just nu och vi vet inte hur länge den här krisen kommer att hålla på. Det kommer mycket information som vi behöver hantera och tolka så att vi kan omsätta det i åtgärder i butiken. Som chefer delar vi på ansvaret. Vi planerar så att vi får den ledighet vi behöver och den viktiga dygnsvilan. Det handlar om att prioritera vad som är viktigt här och nu eftersom vi snart också har sommar och har utmaningar i handeln. Man måste som chef sätta sig ner och resonera hur man ska göra. Annars pallar vi inte det här i längden, säger Johan.

Han berättar också att han har en omfattande dialog med sina medarbetare kring hur han som chef kan stötta personalen kring arbetsskydd och hantera den stora oro som finns.

Vad gör du för att de anställda ska känna trygghet?

– Vi har det på agendan i personalmöten varje dag. Vi är flexibla med raster, byten av dagar och möjlighet att ta en extra ledig dag om man känner sig pressad. Vi måste vara väldigt lyhörda. Det finns lika många känslor som anställda i butiken, säger Johan.

Han berättar också hur krisen påverkar handeln i stort. E-handeln kommer att växa på bekostnad av butikshandeln, men handel i butik fyller också en social funktion, vilken inte kommer att försvinna. Butikerna blir upplevelsecentrum i framtiden där man inte bara handlar utan också äter och ser på teater.

Vad tycker du är viktigast att Ledarna gör i den här situationen?

– Utbildning och fortbildning i arbetsrättsfrågor är det ett stort intresse av bland våra medlemmar och det behöver vi hjälp med. Det är viktigt och jättebra att det finns utbildning för våra medlemmar, säger Johan.

Ledarna är Sveriges chefsorganisation och de senaste veckorna har det strömmat in många nya medlemmar. Vi ger medlemmarna möjlighet till utveckling i sin roll som chef men också en grundtrygghet för chefen som anställd. Jag frågar Johan vad Ledarna har betytt för honom?

– Jag valde tidigt i min karriär att engagera mig i Ledarna, bli förtroendevald, kunna påverka företaget där jag arbetade och få ett branschperspektiv. Möjligheten att vara företrädare och hjälpa kollegor i med- och motvind har varit mycket stimulerande, säger Johan.

Han delar med sig av sitt bästa tips för chefer i handeln i krisen: Använd din samlade kunskap och nätverka med andra chefer. Det har man stor nytta av, säger Johan Videkorp avslutningsvis.

Vi säger hej då till varandra på det digitala mötet. Samtalet visar tydligt att ledare inom handeln står inför väldigt olika utmaningar. De som har högtryck likt Johan och de som tyvärr får fylla skyltfönstret med konkursinformation. Ledarskapet i båda situationerna kräver en stor bredd, man behöver både vara arbetsledare och samtidigt psykolog.

Det är stora krav som nu ställs på chefer och ledare. De ska vara trygga i sin chefsroll och ha styrka att under stark press leda sina medarbetare under den här tiden av stor osäkerhet och oro. Att vi inte har haft en liknande kris tidigare och vi inte vet hur länge krisen pågår skapar en extra dimension som gör chefskapet mer komplicerat. Det gör att chefer mer än någonsin behöver rätt förutsättningar att utföra sitt ledarskap.

När krisen väl är över har vi lärt oss mycket om oss själva som chefer och ledare. Den erfarenhet som krisen leder till för många chefer hoppas jag ska vara värdefull för den personliga utvecklingen, men också samhället som helhet. Den kompetensen behöver värderas högt och tas tillvara i olika sammanhang när vi kommit ut ur krisen.

 

Intervjun gjordes den 15 april.

Fakta: Ledarna inom Handeln
Ledarna inom Handeln är en branschförening för chefer inom detalj- och partihandel inom Ledarna. Branschföreningen har nästan 7 000 medlemmar och arbetar för att profilera och driva frågor som är specifika för chefers förutsättningar och villkor inom handeln. På agendan står bland annat arbetsmiljö, ansvars-, hållbarhets- och säkerhetsfrågor.

 

Stor oro över risken att förlora sina jobb

Miller möter ledare i pandemikrisen:

I den här serien samtal ”Miller möter ledare i pandemikrisen” intervjuar Ledarnas förbundsordförande Andreas Miller företrädare för Ledarnas olika branschföreningar om ledarskapets utmaningar och framtid i ljuset av coronakrisen. Den andra intervjun i serien är med Erica Permeklev, ordförande för Ledarna Teknik & Motor, som är Ledarnas branschförening för chefer inom tillverkningsindustrin, teknikverksamhet och motorbranschen. Föreningen har cirka 12 000 medlemmar.

Fordonsindustrin är en enormt viktig livsnerv i svensk ekonomi, men tillverkningen hos de stora bil- och lastbilstillverkarna och deras många leverantörer och underleverantörer är pausad tills vidare. ”Krisen blir djupare ju längre den pågår. För varje dag som går utan produktion riskerar fler företag att gå i konkurs och personalen förlora sina jobb. Återhämtningen tar tid. Att snabbstarta verksamhet som legat ner i veckor från noll till hundra går inte på en dag.” Det berättar Erica Permeklev, ordförande för Ledarna Teknik & Motor, i ett videosamtal.

Chefer och ledare i olika verksamheter står just nu mitt i krisen och gör stora insatser för att hantera situationen. I det förra blogginlägget i serien fokuserade jag på den mycket ansträngda situation som råder inom vård och omsorg. I denna möter jag Erica som arbetar som arbetsmiljöingenjör på företaget Xylem, i Emmaboda, och har en lång erfarenhet som chef. Vi pratar om vilka utmaningar hon och andra chefer inom teknik- och fordonsindustrin möter i den pågående pandemin.

– Vi är rädda för att sjukfrånvaron ska öka under krisen och det finns en allmän oro för hela situationen ska leda till konkurser och att permitteringarna leder till uppsägningar. Att finnas till hands som chef är viktigast just nu, berättar Erica.

En stor del av medlemmarna inom Teknik & Motor finns inom fordonsindustrin och framför allt inom Volvo.

– Många är oroliga över hur det här kommer att sluta, speciellt bland leverantörer och underleverantörer, som idag får varsla eller permittera sin personal. Ju längre tiden går, desto fler företag kommer att gå i konkurs. Alla företag har problem och våra medlemmar är oroliga för sina jobb eftersom de blivit permitterade eller har gått ner i arbetstid, säger Erica.

Lokala avtal mellan företagen och facken kring korttidsarbete och permitteringar blir viktiga under krisen vittnar många av våra medlemmar om. Så är det också för företagen inom Ericas bransch.

I den mycket speciella situation som vi befinner oss är det viktigt att staten kan gå in och täcka en stor del av kostnaderna för nedgång i lön och arbetstid. Det behövs företagsavtal som är anpassade efter förutsättningarna och den problematik man har. Det här kan underlätta för livskraftiga företag att övervintra krisen. Här kan Ledarna vara till stöd för chefer som behöver hjälp med att upprätta avtal.

Erica tycker att krisstödet som staten erbjuder inte är tillräckligt omfattande för små företag, i synnerhet inte inom teknik och fordonsindustrin. Ett annat stöd behövs så att de kan hantera sina kostnader.

– Små företag har väldigt svårt att klara krisen eftersom stödpengar betalas ut retroaktivt och de måste själva ligga ute med mycket pengar till att börja med. De måste hantera sina dagliga kostnader och har inte inflöde av pengar. Problemet är att fakturor måste betalas här och nu, vilket gör att speciellt små företag har svårt att överleva den akuta kris de befinner sig mitt i.

Erica hoppas att fordonsindustrin kan komma igång med sin produktion i slutet av april, men den kommer bara gradvis igång igen. Och återhämtningen kommer att ta tid.

– Att starta upp en så stor verksamhet gör man inte på en dag från noll till hundra. Det kan ju vara så att leverantörer har gått i konkurs. Det kommer inte gå att köra 100 procent med en gång. Störningar kommer finnas i verksamheten för lång tid framöver, säger Erica.

Vad är viktigaste för chefer och ledare just nu i krisen, speciellt inom Teknik & Motor?

– Som chefer är det viktigt att kommunicera, prata och hålla kontakt med varandra. Hör av dig till grannföretaget och fråga hur de löser situationer. Det är viktigt att som chefer ta hjälp av varandra, att ta lärdom av vad andra gör och dela med sig av sina egna erfarenheter och vad man själv gör.

Ledarna är Sveriges chefsorganisation och de senaste veckorna har det strömmat in många nya medlemmar. Vi ger medlemmarna möjlighet till utveckling i sin roll som chef men också en grundtrygghet för chefen som anställd. Jag frågar Erica vad Ledarna kan göra för att möta cheferna i den här krisen.

– För dem som är hemma och permitterade är det viktigt att utveckla sitt ledarskap, lyssna på böcker och ta del av online-utbildningar som Ledarna erbjuder. För dem som arbetar är det viktigt att Ledarna kan vara det stöd som dem behöver. Det finns stor kompetens på kansliet att svara på frågor. Det är viktigt att chefsrådgivning finns, säger Erica.

Erica berättar att Ledarna betytt mycket för sin egen kompetensutveckling och nätverkande med andra ledare. Det har fått henne att växa under sina år som chef.

Vi vinkar adjö till varandra på det digitala mötet och Erica fortsätter sitt betydelsefulla arbete att stötta chefer inom den viktiga tillverknings- och fordonsindustrin.

Ericas tips och råd kring ledarskap under coronakrisen:

  • Var extra mycket närvarande och lyssna på medarbetarnas oro.
  • Prata och håll kontakt med andra chefer.
  • Arbetsmiljö och säkerhet på arbetsplatsen blir extra viktigt eftersom det är stor oro.
  • Kommunikation och erfarenhetsutbyte är viktigt inom företaget och mellan företag.
  • Sök upp kontakter du har på företag i din närhet och dela med er av era erfarenheter och arbetssätt. Kan man ta hjälp av varandra, så gör det.
  • Passa på om du är permitterad att utveckla ditt ledarskap genom att läsa böcker och gå online-kurser som Ledarna erbjuder.
  • Kontakta Ledarnas kansli om du har frågor som berör ditt chefskap. Finns stort stöd att få.

Intervjun gjordes den 7 april.

Fakta: Ledarna Teknik & Motor

Ledarna Teknik & Motor är en branschförening inom Ledarna för chefer inom tillverkningsindustrin, teknikverksamhet och motorbranschen och har cirka 12000 medlemmar.

Arbetsmiljö vs. brukares vårdbehov

Svåra etiska frågor har lyfts när det gäller sjukvården i coronatider. En sådan är de prioriteringar som läkare tvingas göra i de fall intensivvårdsplatserna tar slut. Vem får intensivvård och vem måste stå över? Man behöver inte vara ansvarig läkare för att förstå hur fruktansvärt svåra sådana beslut måste vara att ta, även om prioriteringar också görs under mer normala förhållanden. Som stöd har Socialstyrelsen dock tagit fram etiska riktlinjer för just detta.

Ett annat dilemma, som kanske inte synliggjorts på samma sätt, är enhetschefers balansgång i äldreomsorgen mellan å ena sidan medarbetarnas arbetsmiljö och å andra sidan brukarnas behov av vård och omsorg. De senaste dagarna har vi fått rapporter om att alltfler covid 19-patienter upptäcks inom äldreomsorgen, främst i Stockholmsområdet. Äldreboenden och hemtjänst är normalt inte utrustade med den medicinska skyddsutrustning som finns på ett sjukhus. Råd och riktlinjer om hur vårdpersonal bäst skyddar sig kommer från många experter och ibland är dessa inte helt överens. Kort- eller långärmat förkläde, munskydd och visir eller bara munskydd… Ansvariga chefer är många gånger lika villrådiga som sina medarbetare.

Chefer inom äldreomsorgen har ansvar för att verksamheten fungerar, att brukare får den vård och omsorg de behöver. Men de har också ansvar för att se till att medarbetarna har en trygg och säker arbetsmiljö och är skyldiga att sätta in åtgärder för att förebygga risk för ohälsa. Ytterst vilar arbetsmiljöansvaret på arbetsgivaren, det vill säga högsta ledningen. Men uppgifterna delegeras som regel till chefer i den operativa verksamheten.

I gårdagens Aktuellt uttalade sig Tommy Iseskog på just detta tema och menar att brist på skyddsutrustning kan vara arbetsmiljöbrott. I inslaget säger Iseskog att ”jag tror vi kommer att få se att arbetsgivare hamnar inför domstol, chefer och kanske till och med politiker som blir åtalade”.

Ledarna har i ett remissvar (SOU 2017:24) tidigare pekat på vikten av tydlighet när det gäller arbetsmiljöansvarets omfattning och fördelning av arbetsmiljöuppgifter mot bakgrund av det individuella straffansvaret som innebär att en enskild chef kan åtalas vid oaktsamhet. Det här kan vara problematiskt redan under normala förhållanden. Chefer som upplever att det inte finns förutsättningar att uppfylla kraven i arbetsmiljölagen bör påpeka detta till överordnad chef. Frågan är vilka konsekvenserna blir med rådande omständigheter.

Detta är utmaningar som Jenny Wibacke, områdeschef på Skånes universitetssjukhus, också pekar på i samtalsserien Andreas Miller möter ledare i pandemikrisen.

Så hur ska ansvarig chef resonera om det är brist på skyddsutrustning för att undvika smitta samtidigt som fler brukare drabbas och behöver fortsatt omsorg?

Jag har inget svar på frågan. Att skydda anställda från risker i arbetet är självklart, men lika självklart är rätten till omsorg och omvårdnad av våra gamla.

Hur hanterar du som omvårdnadschef denna avvägning mellan god omsorg och dina medarbetares hälsa?

Ledarskapet är mer viktigt än någonsin under corona-krisen

Ny samtalsserie: Andreas Miller möter ledare i pandemikrisen
Coronakrisen sätter chefer på stora prov. I den här serien samtal ”Miller möter ledare i pandemikrisen” intervjuar Ledarnas förbundsordförande Andreas Miller företrädare för Ledarnas olika branschföreningar om ledarskapets utmaningar och framtid i ljuset av coronakrisen. Första intervjun är med Jenny Wibacke, ordförande för Ledarna inom vård & omsorg, vilket är en förening för chefer verksamma inom vård, omsorg och socialtjänsten. Till vardags är Jenny områdeschef på Skånes universitetssjukhus i Malmö och Lund och vi får i samtalet en inblick i hur det är att vara chef inom sjukvården just nu.

Stort fokus under coronakrisen är situationen inom sjukvården och äldreomsorgen. Hur är det att vara chef under pandemin och hur skapar man ett hållbart ledarskap i en stressig arbetsmiljö där svåra etiska ställningstaganden måste göras varje dag? Det handlar om tillit, närvaro, kommunikation och pedagogik, säger Jenny Wibacke som är ordförande inom branschföreningen Vård & omsorg (LiVO) inom Ledarna och områdeschef på Skånes universitetssjukhus i Malmö och Lund.

Se video-samtal, Ledare i pandemin med Jenny Wibacke.

Chefer och ledare i alla samhällssektorer står just nu mitt i krisen och de gör enorma insatser för att hantera situationen. Det gäller inte minst inom vård och omsorg. Jag möter Jenny digitalt, som brukligt i dessa tider, för ett samtal om ledarskapets utmaningar mitt i den pågående pandemin.

– Läget är stabilt och under kontroll här där jag arbetar. Vi är inne i en stor omställning av material, lokaler och personal. Vi håller på att ta fram eskaleringsplaner och bemanningsplaner, berättar Jenny för mig i ett videosamtal.

Utmaningarna varierar inom vården för chefer. Inom infektionsvården och äldreomsorgen handlar det om att vårda och säkerställa materialförsörjning av skyddsutrustning. I andra delar av vården handlar det om att prioritera vårdinsatser, omprioritering av medarbetare och patienter, och utbildning av medarbetare om covid-19.

Det är naturligt att ledarskapet förändras i en stor kris, vilket också Jenny bekräftar i vårt samtal. Hon säger att det är en drastisk förändring och omprioritering av arbetsuppgifter inom vården.  Det är omställning i ledarskapet där man som chef behöver bli mycket mer operativ och fatta snabba beslut under ständigt nya, förändrade, förhållanden.

– Personalförsörjningen är vår största utmaning eftersom många är hemma då man måste vara hemma vid minsta lilla förkylningssymptom. Det gäller att vara hållbara över tid både för chefer och våra medarbetare.

Ledarna möter allt fler chefer inom vård och äldreomsorg som ställs inför svåra etiska dilemman. Det kan exempelvis handla om hur man ska hantera arbetsmiljöansvaret om det saknas skyddsmaterial, eller vilka prioriteringar som ska göras om resurserna inte räcker till. Jenny befinner sig mitt i detta.

– Vi försöker vara så transparenta som möjligt inför varandra och föra samtal med varandra om vad det faktiskt innebär. Vi får handledning och har tillsammans en daglig reflektion. Vi försöker att vara stringenta i vårt arbete och följa råd från myndigheterna och arbetsgivare. Det gäller att vara källkritisk till fakta. Om våra medarbetare blir sjuka och i värsta fall avlider så har vi en detaljerad handlingsplan, en tydlig rutin, så vi känner en trygghet.

Som chefer är det viktigt att kommunicera chefer mellan berättar Jenny, vilket sker dagligen via digitala kanaler. Också möjlighet till debriefing och samtalsstöd via företagshälsovården blir viktigare under en tid av kris.

Vad är din egen känsla mitt i allt det här?

– Just nu är det engagemang och lite ’jävlar anamma’ och nu ska vi klara det här utifrån de förhållande vi har. Jag känner också att jag är överväldigad av den arbetsglädje och arbetsvilligheten som jag ser hos våra medarbetare som taggar igång. Man blir glad av det.

Chefernas förutsättningar inom äldreomsorgen är under lupp eftersom smittan spridit sig till många äldreboenden och det krävs att rätt förutsättningar finns på plats för ledarskap. Ledarna har under lång tid lyft chefernas förutsättningar inom äldreomsorgen, som ofta kännetecknas av ansträngd ekonomi, begränsat organisatoriskt stöd, obalans mellan krav och resurser, alltför stora arbetsgrupper samt för lite tid för återhämtning och reflektion. Ledarskapet inom äldreomsorgen behöver uppvärderas. Inom LiVO finns många äldreomsorgschefer som just nu gör enorma insatser.

– Det är viktigt att inte ta bort ledarskapet och ersätta personal med sig själv. Vi måste värdesätta ledarskapet och inte tro att det är oviktigt, för det är mer viktig än någonsin under den här tiden, säger Jenny i vårt samtal.

Det stora nyrekryteringar i vården, med bakgrund från olika branscher och utbildning, vilket skapar nya arbetsmiljöutmaningar inom vården.

– Det är en utmaning i ledarskapet, vilket ställer stora krav på närvaro, kommunikation, handledning och pedagogik. Vi får inte tappa helikopterperspektivet och bli för mycket operativa. Vi behöver vara långsiktiga i vårt ledarskap.

Det här en kris som kommer pågå under en lång tid och Jenny och jag talar om vikten av ett hållbart ledarskap. Mitt i en ansträngd situation måste man planera så att det finns tid för återhämtning och att alla inte gör allt. Jobba med delegering och tillit är viktigt för att hålla långsiktigt.

Ledarna är Sveriges chefsorganisation och de senaste veckorna har det strömmat in nya medlemmar till Ledarna. Vi ger medlemmarna möjlighet till utveckling i sin roll som chef men också en grundtrygghet för chefen som anställd. Jag frågar Jenny vad Ledarna betytt och betyder för henne.

– Ledarna har betytt mycket för mig min egen utveckling som chef. Det betyder mycket för mig som stöd och att vara en samtalspartner i mitt ledarskap. Ledarna ger mig en stor kunskap, verktygslåda, för att utveckla mig själv och mina medarbetare. Det har fungerat som ett nätverk för att få stöd i min ledarroll.

Vi vinkar adjö till varandra på det digitala mötet och Jenny fortsätter sitt viktiga uppdrag som områdeschef på Skånes universitetssjukhus.

Jennys tips och råd kring ledarskap under coronakrisen:

  • Lyssna på fakta och råd framtagna av myndigheter.
  • Var tydlig i information och kommunikation till medarbetarna. Våga prata om jobbiga saker och lyssna och prata om oro och rädslor, men var tydlig med att fokusera på det du som chef och medarbetare kan påverka.
  • Våga växla roller mellan chefer och lägga upp en strategi där chefer delar på ansvaret och visar svagheter, prata om oro och rädslor.
  • Möjlighet till debriefing och samtalsstöd viktigt.
  • Handlingsplan, rutiner, krisstöd och krisgrupp viktigt om medarbetare blir svårt sjuka.
  • Stärk varandra som chefer, vara positiva, och försöker lyssna på varandra eftersom mycket allvarlig situation.
  • Pauser är viktigt. Vara ledig när du är ledig för att hålla i längden. Risk att man springer för snabbt och inte är hållbar som chef över tid.
  • Var källkritisk till information och läs på.
  • Oro är naturligt – skapa ett engagemang och tro på dig på dig själv och medarbetarna.
  • Löpande dialog och bra dialog med facket.

Intervjun gjordes den 2 april.

Fakta: Ledarna inom Vård & Omsorg (LiVO)

Branschföreningen för chefer verksamma inom vård, omsorg och socialtjänsten. Det är chefer inom kommun, region och privata aktörer som arbetar enligt HSL (Hälso- och sjukvårdslagen), SoL (Socialtjänstlagen) och LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade). Föreningen har 8292 medlemmar.

Följ LiVO på Facebook

 

 

Mediechefer mitt i stormens öga

Den pandemikris vi står inför har ingen av oss som nu är verksamma som chefer och ledare tidigare hanterat. Det är en ny situation. Det som blir så tydligt är hur globalt sammanflätade och ömsesidigt beroende av varandra våra samhällen är.

I min nuvarande roll har jag kontakt med chefer och ledare i alla samhällssektorer och hör hur samtliga påverkas av krisen och hur de gör enorma insatser för att hantera situationen. Innan jag blev förbundsordförande för Ledarna jobbade jag 28 år i mediebranschen och sista 16 åren som ansvarig utgivare på Sveriges Radio. Det blir också tydligt att mina tidigare chefskollegor inom media bär ett stort och viktigt ansvar i coronatider.

Det är nu som den oberoende seriösa journalistiken ska upp till bevis. I kristider som dessa vänder sig läsare och tittare till de etablerade medierna. Flera dagstidningar har valt att inte lägga coronanyheter bakom betalvägg för att nå så många som möjligt. Jag ser public service-chefer som i sociala medier hyllar sina redaktioner och kryddar det med information om höjda lyssnar- och tittarsiffror. Att arbeta på nyhetsredaktioner i kristider rymmer paradoxen att när det är som värst i samhället är det som mest meningsfullt på jobbet. Jag minns 11 september 2001 och terrorattacken på Drottninggatan 2017. Sammanhållningen och känslan av att vi gjorde något viktigt de där dygnen var ytterst påtaglig. Viljan att berätta och vara först med nyheterna är en stark drivkraft för alla redaktioner och här finns också en stor fara. Det är lätt att tappa perspektivet och helhetsbilden. Överlag har medierna i Sverige skött sig bra även om det finns exempel på motsatsen. Men frågan måste ändå ställas – hur blir den helhetsbild som möter nyhetskonsumenterna?

Chefer i alla verksamheter har ett stort ansvar att skapa sig en lägesbild för att kunna fatta ansvarfulla beslut. Det gäller att som chef vara källkritisk. Det behövs trovärdiga medier som inte sprider fake news i en tid där sociala medier svämmar över av rena villfarelser. Journalistik handlar om att ge en så sann bild av verkligheten som möjligt som ger medborgarna fakta och möjlighet att fatta egna beslut. Mediernas roll i en kris ska inte underskattas, det är därför det är så oerhört viktigt med balansen och relevansen i all rapportering. Mediechefers roll är att se till att utbudet blir balanserat och leder till upplysning och inte bara spär på människors oro. I rollen som ansvarig utgivare gäller det att ge sig själv tid att ta ett steg tillbaka mitt i en kris för att analysera helheten. Är vår rapportering proportionerlig? Ger vi fakta eller skapar vi mer oro? Är det viktigast att vara först eller är det viktigast med faktakollen? Vilka bilder väljer vi? Har vi rätt perspektiv på krisen? Mediechefer har en särskild roll i att värna en vidsträckt yttrandefrihet. Och det åligger mediechefer och oss alla att inse att en vidsträckt yttrandefrihet rymmer lika mycket ansvar som frihet.

Mediechefer ska samtidigt som de ska se till att klara balansen i utgivningen också hantera en svår ekonomisk verklighet för den egna verksamheten. En situation de delar just nu med många chefer i olika verksamheter. Kampen på annonsmarknaden har varit stenhård under flera år inte minst på grund av  Facebook och Google. Nu förstärks krisen på annonsmarknaden när lokala, nationella och internationella bolag går på knäna. I en tid som denna behöver vi starka oberoende medier både inom public service och kommersiella medier. Kanske kan den här krisen leda till att vi ser betydelsen av kvalitetsjournalistik, lokalt, nationellt och internationellt för att motverka desinformation. Seriösa medier behöver trogna prenumeranter och stabila inkomster. Mediechefsuppdraget är viktigare än på mycket länge och cheferna behöver rätt förutsättningar för att utföra sitt uppdrag. För nu mer än någonsin behövs ett omdömesgillt och lyhört publicistiskt ledarskap på Sveriges medieredaktioner som tar ansvar för helheten. Allt för att värna våra demokratiska fri- och rättigheter i ett öppet samhälle. Inser vi värdet av kvalitetsjournalistik i kristider måste vi även betala för det i goda tider.

Kommer något gott ur krisen?

I gårdagens Rapport på SVT reagerade jag särskilt på ett inslag. Det var ett reportage från USA där man rapporterade att ovanligt många nu köper vapen som en följd av pandemin i landet. Svenska folkets tidigare hamstring av toapapper, i relation till detta, känns väldigt oförargligt i sammanhanget. Ja, mycket är upp och ner i dessa dagar och beteenden vi kanske inte förväntat oss visar sig – både positiva sådana och några mindre sympatiska.

Men frågan är vad vi lär oss under pågående kris och om det långsiktigt kommer att förändra hur vi fortsätter våra liv när vi är ur corona-pandemin. Det kanske är svårt att se när vi befinner oss mitt i krisen men något lär vi oss alltid.

I helgen passade jag på att ta en långpromenad och njuta av solen. Jag satt en stund på ett utomhuscafé vid en marina. Vid bordet närmast mig, dock på behörigt avstånd, satt ett större sällskap och jag överhörde deras samtal. Jag förstod att samtliga vuxna runt bordet arbetade hemifrån och att de tyckte det fungerade förvånansvärt bra under rådande omständigheter. Men det som kanske var mest intressant var att höra deras tankar om de positiva effekter de upplevde. Någon, som jag förstod var gruppchef, uttryckte att det inte gick att arbeta i samma höga tempo som tidigare och att hen och medarbetarna upplevdes lugnare. Flera andra instämde och tyckte att de stressade betydligt mindre och hoppades att de kunde fortsätta på det viset.

För andra är det antagligen precis omvänt. Inom hälso- och sjukvården är det knappast någon som idag kan luta sig tillbaka och ta det lugnare.

Det har också funnits rapporter som visar på att klimatet gynnas. När resor och konsumtion begränsas minskar också skadliga utsläpp. Men i andra vågskålen ligger naturligtvis andra negativa konsekvenser för de företag som kämpar för sin överlevnad.

Jag funderar en del på vilka förändringar som kommer att bli bestående och vilka vi glömmer bort igen när tillvaron återgår till det normala.

Alla erfarenheter, goda som dåliga, genererar ny kunskap. Kanske har vi blivit mer krismedvetna och har större beredskap den dag det är dags igen?

Har du som chef några positiva erfarenheter och lärdomar som du tror gynnar dig, dina medarbetare och din verksamhet även efter den pågående corona-pandemi?

 

 

 

Lyssna på de sakkunniga

Utvecklingen av corona-pandemin har gått i en rasande takt de senaste två veckorna. Informationen och uppdateringarna om coronavirusets spridning duggar tätt. Uppdateringar om nya drabbade, nya patienter som vårdas inom intensivvården, nya dödsfall. Flera länder är satta i karantän, bland annat Italien och Spanien. Flygstopp till USA, skolor, fabriker och andra verksamheter stängs ner. Igår kom beskedet att Volvo stänger sin fabrik i Tuve i Göteborg till följd av virusets spridning. Scania ser ut att följa efter. EU:s stats- och regeringschefer har enats om att stoppa alla icke nödvändiga resor till EU under 30 dagar. Vi har sett kraftiga börsfall världen över och de ekonomiska konsekvenserna av pandemin kommer att bli betydande och är i dagsläget svåra att överblicka.

I de flesta länder införs i rask takt kraftiga inskränkningar i människors frihet att resa och samlas. I media har det framförts kritik att svenska myndigheter och ansvariga politiker inte gör tillräckligt. Ett exempel är DN:s Peter Wolodarski som i en söndagskrönika den 9 mars skriver: ”Fakta och vetenskap måste alltid vara grunden för viktiga beslut. Men när omständigheterna snabbt skiftar krävs också beredskap och förmåga till omedelbar anpassning. Politikerns ansvar är bredare än professorns. Ingen statsminister kan outsourca ledarskapet i en nationell kris till en statsepidemiolog, chefsekonom eller överbefälhavare.” Han följer upp budskapet om vad han uppfattar som senfärdigt politiskt agerande i en artikel den 13 mars.  Även Svenska Dagbladets ledarsida har lyft fram liknande kritik.

Johan von Schreeb, professor i global katastrofmedicin vid Karolinska institutet, svarade med en artikel i Svenska Dagbladet som en direkt kommentar till Peter Wolodarskis artiklar. Han kritiserade Wolodarski för att i ”drastiska och polariserande ordalag och på synnerligen vag evidens ifrågasätta den kunskap, forskning och expertis som finns”. Han skrev vidare att: ”Kriser behöver tydligt ledarskap byggt på erfarenhet och kunskap, men jag ser ett alltmer utbrett förakt för kunskap, forskning och expertis breda ut sig i omvärlden. Jag ser det i USA, i Ungern, i Ryssland och jag har aldrig sett det så tydligt i Sverige som nu.”

Människors rädsla kan mobiliseras till en mäktig och destruktiv politisk kraft. Oron över en process som inte riktigt kan kontrolleras kan skapa en stark opinion att vidta drastiska åtgärder, en efterfrågan på att politiker ska visa dådkraft och därigenom skapa en känsla av kontroll. Det är en viktig uppgift för det politiska ledarskapet att möta människors oro och så långt som möjligt skapa trygghet, men det är minst lika viktigt att beslut om att inskränka människors fri- och rättigheter inte sker lättvindigt och i all hast. Sådana kraftfulla åtgärder kan krävas, och ska vidtas i krislägen, men då ska besluten fattas av kloka politiker på sakliga grunder utifrån bedömningar som görs av experter och sakkunniga på området. I Sverige har vi en förvaltningstradition att vara stolta över som vi inte ska kasta över bord. Drastiska beslut ska definitivt inte grundas på oro och rädsla som piskas upp av spekulationer i media och på sociala medier.

I kören av röster är det viktigt att aktivt välja vem man ska lyssna till, inte minst som chef. Utöver att hålla händerna rena med tvål och vatten gäller det också att hålla huvudet kallt och blicken klar. Om rädsla och oro ges för stort utrymme försvinner förmågan till rationellt beslutsfattande och balanserad eftertanke. Risken är då stor att det fattas felaktiga beslut vid fel tillfälle, vilket kan ha svåra konsekvenser för verksamheten.

Så till dig som är chef – lyssna på de sakkunniga, inte de som skriker högst. Var källkritisk och sålla bort desinformationen från larmet. Kriser går över, det kommer även den här att göra. Ju bättre information du baserar dina beslut på, desto större chans att verksamheten kommer väl ut på andra sidan.

 

När oro och ängslan vänds till ilska mot chefen

Det är minst sagt en märklig tid just nu – Coronatider. Själv sitter jag hemma och arbetar på distans, liksom många av mina kollegor den här veckan. Vi tillhör dem, som tack vare tekniken, kan sköta större delen av vårt arbete från andra platser än kontoret. Men långt ifrån alla har det så väl förspänt.

Mina tankar går särskilt till dem inom vård- och omsorgsyrken, som många sätter sin tillit till i dessa dagar. En av mina bästa vänner är verksam inom just sjukvården i Stockholm. Hon berättar om den oro och alla obesvarade frågor som finns hos många i personalen, en oro som ofta vänds till ilska mot de närmaste cheferna. Chefer som i sin tur saknar många svar då vi befinner oss i en situation vi inte har tidigare erfarenhet av.

I oroliga tider har chefer en ännu viktigare funktion än under normala förhållanden. Det är nu chefer måste mäkta med att härbärgera medarbetares oro, ängslan och ilska samtidigt som verksamheten är under stor press. Detta trots att cheferna själva kan känna sig minst lika oroade och ha lika många frågor. Jag vet att första linjens chefer inom vård- och omsorg även under normala förhållanden har tuffa och krävande förutsättningar. Trycket och förväntningarna på verksamheten är högt, samtidigt som resurserna ofta är knappa.

Jag hoppas att vi kan visa förståelse för varandras roller och vara öppna med att just nu är det sannolikt ingen som sitter på alla svar vi så gärna vill ha. Och till dig som är chef: Se till att du i din tur har någon du kan tala med i förtroende där du kan ventilera alla dina funderingar och frågor.

Var hittar du kraft för att ta dig an dagens utmaningar som chef?