Är du redo att leda på distans i ytterligare 2–3 år?

Det är många som längtar tillbaka till en normal arbetstillvaro. Att fysiskt få vara på arbetsplatsen och träffa kollegor och chefer ansikte mot ansikte. Flera forskare varnar för ökad psykisk ohälsa när vi sitter isolerade hemma, liksom ökande missbruksproblem.

Kanske tillhör du dem som tänkte att efter sommaren så blir det som vanligt igen? Men i nuläget rekommenderar Folkhälsomyndigheten att vi som har möjlighet att arbeta hemma, fortsätter med det till och med 31 december för att de som måste ta sig till arbetet kan göra det utan att trängas.

Så nog verkar det dröja till normaliteten och frågan är om det överhuvudtaget blir som vanligt igen. Enligt WHO kan en normalisering av samhället eventuellt ske först om 2–3 år. I lördags intervjuades Folkhälsomyndighetens generaldirektör Johan Carlsson i P1. I fokus för intervjun stod hejdad smittspridning och användande av munskydd eller inte.

Inte heller Johan Carlsson verkar vara särskilt optimistisk när det gäller en normalisering av samhället. Han menar att det handlar om minst en tvåårsperiod och att vi måste bygga om samhället, eftersom vi aldrig kommer komma tillbaka till en situation som den var före Corona. ”Vi måste bygga bort trängseln i samhället.”

Men det är inte nödvändigtvis liktydigt med, att vi som kan, behöver arbeta hemma under en så lång tidsperiod. Om vi kan undvika trängsel och hålla social distansering, kan vi också vistas på arbetsplatsen. Har du möjlighet att ta dig till arbetet utan att använda kollektivtrafiken, främst i rusningstid, och har tillräckliga ytor på din arbetsplats för att hålla avstånd så bör vi inte behöva vänta med att kunna ses på jobbet. Men alla kanske inte kan vara på plats samtidigt.

Men frågan är, om det blir nödvändigt, är du som chef redo att fortsättningsvis leda dina medarbetare på distans under kanske årslånga perioder?

Jag menar att leda på distans egentligen inte innebär en ny typ av ledarskap. Däremot behöver du lära dig att använda nya kanaler för att utöva ditt ledarskap i. Det här pratade jag om i en artikel i DN den 10 maj. Om du brukar vara en närvarande chef, hur löser du det i praktiken via digitala kanaler? Det finns flera aktörer som ger bra tips och råd om vad du behöver tänka på.

Utbildningsföretaget Framfot bjuder på fem konkreta tips, liksom företaget Puls-solutions i en artikel i VD-tidningen. I tidningen Arbetsliv finns också artiklar i ämnet.

Vad känner du inför ett scenario att leda dina medarbetare på distans under så lång tid som 2–3 år?

 

Arbetsmiljöansvar vs. fula möbler och personlig integritet

De som har möjlighet att arbeta på distans under pandemin har nu gjort det i flera månader. Jag tillhör den gruppen och har därför suttit hemma i min lägenhet, i mitt arbetsrum, sedan i mars. Det går förvånansvärt bra och jag tycker att digitala möten fungerar över förväntan. Det är nästan så att det här har blivit det nya normala, även om jag ser fram emot att träffa kollegor IRL när det väl är dags.

Situationen väcker dock en del frågor. Just den här kan tyckas väga lätt, men jag funderar ändå över hur ingripande arbetsmiljöreglerna kan bli i relation till mitt privata hem. Jag har inte en fast hemarbetsplats men kan, under normala omständigheter, vid behov arbeta hemifrån. Jag har ett arbetsrum med skrivbord, men i ärlighetens namn går estetiken före ergonomin i mitt privata hem. Faktum är att jag är väldigt petig med vad jag anser passar eller inte passar in i min bostad, vilket jag naturligtvis har all rätt till.

Min arbetsgivare, Ledarna, har möjliggjort att vi som arbetar hemma kan få hem våra kontorsstolar och datorskärmar för att få en bra fysisk arbetsmiljö. Jag insåg redan i mars att jag behövde min stora datorskärm, så sedan dess tar den upp nästan halva bordsytan. Det ser inget vidare ut, men det är nödvändigt för att kunna arbeta med flera parallella dokument och alla digitala möten. Men så var det det här med kontorsstolen…

Jag kan helt enkelt inte förmå mig till att be att få hem även den. Istället väljer jag att sitta på min vita trästol, modell Värmland, med ett par extra dynor på sitsen. Är det en bra ergonomisk lösning? Nej, troligen inte, men jag vill helt enkelt inte förfula mitt privata hem med en klumpig kontorsstol. Jag har full förståelse för om du som läser detta tycker att jag gjort en felaktig prioritering, särskilt om du inte är intresserad av heminredning.

Min arbetsgivare har ett arbetsmiljöansvar. (Jag hoppas inte min chef läser detta). Skulle de de facto kunna placera denna kontorsstol i mitt hem, även om jag själv inte vill ha den där?

Nåväl, nu är det snart semestertider och jag får lämna min trästol under flera veckor. Jag önskar dig en riktigt härlig semester och att du får tillräcklig tid till återhämtning. Förhoppningsvis kan vi alla, någon gång under hösten, börja arbeta som vanligt igen.

Hur ser det ut på din hemarbetsplats?

Kontoret före och efter covid-19

För de som har förutsättningar att kunna arbeta hemifrån har distansarbetet ökat med mer än 400 procent under coronakrisen. Fyra av tio säger också att de kommer att jobba mer på distans även sedan de fått återgå till sina kontor igen. Det här visar en undersökning genomförd av Tele2 och Kantar Sifo.

Under många år har företag och organisationer maximerat lokalytorna för kontor. Det har ofta inneburit en förtätning med öppna landskap, det vill säga mindre yta per person och arbetsplats och små samtals- och mötesrum. Men frågan är hur inbjudande en sådan miljö känns med covid-19 i ryggen och den nyvunna vanan att hålla distans?

Spectrum arkitekter har funderat i dessa banor och vad som händer när det är dags att återvända till våra kontor. I en artikel som publicerats på almega.se framgår att Spectrum arkitekter tror att det kan ske ett paradigmskifte när det gäller inställningen till hur man planerar sina kontor och lokaler – från förtätning till frågor om människor och deras behov. Wivian Eidsaunet på Spectrum arkitekter, menar bland annat att ”Den individuella tryggheten kan komma att bli en arbetsmiljöfråga för arbetsgivare… Långsiktigt kommer vi sannolikt att börja jobba mer med avstånd, där till exempel synen på hur små mötesrum vi vill vistas i kan komma att förändras”.

Om Wivians förutsägelse blir verklighet betyder det en stor förändring och anpassning för många företag och sannolikt också rejäla kostnader. Dels för de arbetsgivare som ansvarar för verksamhet i kontorslokaler, dels för dem som upplåter lokaler till företagen. Men om vi upplever tillräckligt många fördelar med att arbeta på distans, så kanske alltfler väljer att göra detta även långsiktigt. I sådana fall blir kontoren inte fullsatta på samma sätt igen.

I förra veckan deltog jag i ett webbinarium på Handelshögskolan i Stockholm då föreläsaren, Jeannette Eidmann, talade om ett hållbart perspektiv på ledarskap. Hon frågade oss deltagare (cirka 200) på vilket sätt corona och medföljande distansarbete har påverkat oss positivt. Våra svar bildade ett ordmoln som tydligt visar att många upplever betydligt mindre stress och högre närvaro än vanligt.

Vad tror du händer på kontoret post corona? Behöver de förändras och anpassas till följd av våra nya erfarenheter eller blir det glesare i lokalerna när alltfler arbetar på distans?

 

 

Äldreomsorgslyft nödvändigt, men cheferna glöms bort

Igår presenterade regeringen nya åtgärder för äldreomsorgen, det så kallade äldreomsorgslyftet, som innebär att anställda ska erbjudas betald utbildning på arbetstid för att möjliggöra fler fasta anställningar. I pressmeddelandet konstateras att bemanningen inom äldreomsorgen varit ansträngd redan innan utbrottet av corona.

Satsningen är naturligtvis välkommen, men jag förvånas över bristen på helhetsperspektiv. Utmaningarna inom äldreomsorgen handlar långt ifrån enbart om utbildning. För att kunna attrahera och bibehålla medarbetare, oavsett vilken verksamhet det gäller, är ledarskapet och arbetsmiljön helt avgörande. Här har cheferna en nyckelroll, men de behöver ha rimliga organisatoriska förutsättningar.

Redan 2013 flaggade Arbetsmiljöverket för stora risker för att chefer, inom just äldreomsorgen, skulle drabbas av psykisk ohälsa. Framför allt beror detta på ohälsosam arbetsbelastning. Efter en omfattande nationell tillsyn 2017 var situationen för cheferna lika alarmerande. Jag skrev en blogg om detta i mars 2019.

Vi och våra myndigheter vet alltså sedan länge att chefer inom äldreomsorgen har sämre förutsättningar för sitt ledarskap i jämförelse med chefer i typiskt mansdominerade arbetsområden. Rapporten Lönlöst att ta ansvar? visar med all tydlighet att chefer inom äldreomsorgen har betydligt större medarbetargrupper, nästan dubbelt så stora. Just antalet medarbetare per chef har stor betydelse för möjligheten att utöva ett effektivt ledarskap, inte minst i en verksamhet där chefer har många olika arbetsuppgifter utöver att leda medarbetare. Samtidigt brottas dessa chefer ofta med ansträngd ekonomi, begränsat organisatoriskt stöd och obalans mellan krav och resurser.

Allt detta var väl känt långt före den minst sagt ansträngda situation som nu uppkommit till följd av corona-pandemin. Jag menar att en punktinsats som fokuserar på utbildning långt ifrån är tillräcklig. Om cheferna inte får rimliga organisatoriska förutsättningar för att utöva ett närvarande ledarskap, kommer inte heller medarbetare att vilja arbeta inom äldreomsorgen, oavsett utbildning eller ej.

Vilka effekter tror du att regeringens åtgärder kan ge?

Vi försöker ställa om verksamhet, men inte ställa in

Miller möter ledare i pandemikrisen: I den här serien samtal ”Miller möter ledare i pandemikrisen” intervjuar Ledarnas förbundsordförande Andreas Miller företrädare för Ledarnas olika branschföreningar om ledarskapets utmaningar och framtid i ljuset av coronakrisen. I den femte intervjun i serien möter vi Stina Nordström, ordförande för Ledarnas branschförening inom Idéburen sektor.

Civilsamhället har drabbats hårt av krisen, vilket leder till nya utmaningar för ledarskapet: ”Att leda på distans är den stora utmaningen i pandemin när vi ställer om verksamheten. Löpande kommunikation är A och O för en chef i den här krissituationen med distansarbete. Vi i civilsamhället har också blivit digitala på ett sätt som vi inte planerat för och på kort tid”, säger Stina Nordström, generalsekreterare på Reumatikerförbundet och ordförande i branschföreningen Ledarna inom idéburen sektor, i ett videosamtal.

I det här digitala samtalet, som är det femte i den här serien bloggar, träffar jag Stina Nordström, som är ordförande för branschföreningen Idéburen sektor och generalsekreterare på Reumatikerförbundet.

Stina Nordström berättar att hennes ledarskap i grunden inte förändrats under krisen, men att kommunikationen och relationer ändrats och blivit betydligt viktigare vid distansarbete. En viktig konsekvens av pandemin är att medarbetarna arbetar hemifrån.

– Vi 35 personer som jobbar på kansliet på Reumatikerförbundet jobbar på distans hemifrån. Jag träffar både ledningsgruppen och medarbetarna oftare via digitala möten än före krisen. Vi har till exempel personalmöten varannan vecka istället för en gång i månaden. Och mina chefer har också tätare kontakt med sina medarbetare.

Arbetet via distans innebär nya utmaningar för ledarskapet, berättar Stina.

– Jag behöver i mitt ledarskap hitta andra vägar för kommunikation, se och uppmärksamma mina medarbetare, än via fikasamtal vid kaffemaskinen och träffar i korridorerna. Vår utmaning som chefer är nu att leda på distans under krisen. Vi i civilsamhället har blivit digitala på ett sätt som vi inte planerat för och på kort tid. Det handlar om att laga efter läge och att använda de verktyg som finns. Kommunikation är A och O för en chef att leda under en kris.

Stina Nordström berättar att Reumatikerförbundet och civilsamhället i stort har påverkats mycket, men på många olika sätt, av pandemin.

– Vi gör stora ekonomiska förluster genom att vi tappar medlemmar, givandet minskar och många ställer in aktiviteter som ger vinst. Den civila sektorn får inte statligt stöd, som företag. Givarorganisationer har märkt ett stort tapp i givandet.

Regeringen har i ett krispaket riktat ett stöd på en miljard kronor till kultur och idrott, men Stina berättar att civilsamhället inte omfattas i alla delar av regeringens krispaket.

– Det är jättebra att kultur och idrott får ett extra tillskott. Men en stor del av civilsamhället idéburna organisationer omfattas inte av stödet och får inte del av det. Vi behöver ett direktstöd motsvarande 1,1 miljarder som en omedelbar åtgärd för att stötta upp civilsamhället, enligt branschorganisationen Giva Sverige. Ideella vårdaktörer har stöttat upp den oerhört ansträngda vårdsituationen, till exempel, och dessa behöver direktstöd.

– Vi har också många chefer, medarbetare och volontärer som jobbar i krisen och gör fantastiska frivilliginsatser att stötta svagare och utsatta medmänniskor som inte får stöd någon annanstans ifrån. Samhället är beroende av dessa insatser.

Många av de som gör frivilliginsatser är pensionärer och är i riskgruppen och kan inte längre delta i ideellt arbete.

Hur ser du på den problematiken?

– Hälsan är viktigast och går före allt annat, så vi säger till äldre personer och personer i riskgrupperna att följa råd och rekommendationer från myndigheterna. I många fall kan aktiviteter behöva ställas in. Utmaningen för idéburna chefer är att hitta andra ideella krafter som kan rycka in och hjälpa till eftersom vi vill fortsätta med verksamhet. Det är viktigt att försöka ställa om verksamhet, inte ställa in den. Det är ett sätt att hantera problematiken..

Hur tar man som chef i idéburen sektor sitt ansvar för arbetsmiljön?

– Det är en spännande utmaning eftersom det blir konsekvenser av att vi sitter hemma och arbetar. Vi på Reumatikerförbundet har till exempel kört ut kontorsstolar till medarbetare. Ur arbetsmiljösynvinkel blir kommunikationen oerhört central. En viktig del av ledarskapet är att ta medarbetares oro på allvar, med största respekt, och bemöta den. Och även om chefen har ett extra ansvar att behålla lugnet i en pressad situation, så måste det också vara ok för chefen att prata om sin egen oro.

Hur planerar du för ett hållbart ledarskap för dig?

– Jag pratar med mina chefer om behovet av återhämtning. Det är viktigt att påminna sig om att hitta stunder för avkoppling, så att inte möten går vägg i vägg. Att hitta de sociala bitarna är också väldigt viktigt eftersom civilsamhällets verksamhet bygger på fysiska medlemsaktiviteter, och dessa har ställts in eller får genomföras på nya sätt. Vi uppmuntrar till kreativitet, fungerar som inspiratörer i att tänka om och ställa om verksamhet.

Ledarna har fått många nya medlemmar under krisen. Jag frågar Stina vad Ledarna har betytt för henne?

– Jag blev medlem i Ledarna när jag fick mitt första chefsjobb för 20 år sedan. Ledarna har gått hand i hand med mig under hela min chefskarriär, vilket varit fantastiskt bra. Jag har använt Ledarna i råd och dåd-situationer som man behöver i sitt chefsuppdrag, men förbundet har också fungerat som inspirationskälla i det större kring förbundspolitiska frågor som ledarskapets värde, jämställdhet och mångfald. Det har varit väldigt utvecklande för mig..

Hon är också glad för att hon fått möjlighet att bilda branschföreningen Ledarna inom idéburen sektor.

– Civilsamhället är en viktig del av samhället och arbetsmarknaden. Det finns många chefer där som behöver en branschförening. Jag är glad att vi kan erbjuda den medlemsnyttan för chefer inom idéburen sektor. I föreningen har vi arbetat mycket med kompetensutveckling och utbildning för chefer, eftersom många idéburna arbetsgivare inte alltid har de ekonomiska förutsättningarna för detta. Det är en viktig del av uppgiften för föreningen. Det kommer vi fortsätta med, eftersom medlemmarna efterfrågar det..

Vi säger hej då till varandra i det digitala mötet.

Det blir under samtalet uppenbart att civilsamhället står inför stora utmaningar under krisen. Samtidigt som de ideella krafterna verkligen behövs i en kris som denna.

Det arbete som genomförs är svårt att sätta en ekonomisk prislapp på, men de långsiktiga konsekvenserna kan bli förödande utan ett starkt civilt samhälle som kan stötta utsatta grupper och bedriva förebyggande arbete bland våra barn och ungdomar. Att arbeta långsiktigt för fler och mer effektiva förebyggande sociala insatser mot dessa grupper lönar sig.

Vi talar inom Ledarna om chefen som samhällsbärare. Chefer och ledare inom civilsamhället förkroppsligar mycket av de demokratiska grundvärderingarna som vårt samhälle bygger på. Idrottsledare, teaterledare, ledare inom trossamfund och andra ideella organisationer gör en enorm insats som inte går att överskatta. Tillsammans gör de vårt samhälle bättre att leva i. De möjliggör utveckling för den enskilda individen och gruppen som i den bästa av världar skapar engagerade samhällsmedborgare.

Många unga får också chansen att prova på, fostras, att vara ledare och inspireras att ta ansvar för att vilja bli ledare. Ungdomsförbund är också en viktig plantskola för framtida ledare inom samhälle och näringsliv.

Chefer och ledare inom civilsamhället har flera parametrar att ta hantera som är specifikt för sektorn. Du ska klara av balansgången mellan anställda och frivilliga i en och samma organisation. Den högre idén om verksamheten kan ibland krocka med verklighetens realiteter såsom arbetsmiljöfrågor och hållbart ledarskap.

Du ska som chef i civilsamhället lyssna till demokratins upplagda strategier och få de att landa i en verklighet. Med de här branschspecifika förutsättningarna för ögonen bildade Ledarna branschföreningen Ledarna inom idéburen sektor 2018. Vi vill via våra föreningar skapa en mötesplats för chefer och erbjuda branschspecifik medlemsnytta. Vi gör det utifrån vår vision ”Alla har en bra chef”. För att nå den vill Ledarna ge chefer och ledare inom civilsamhället möjlighet att utvecklas och bli ännu bättre.

Intervjun gjordes den 28 april.

 

Stina Nordströms tips till chefer i rådande situation:

  • Följ myndigheternas råd och rekommendationer. Våga vara tjatig gentemot medarbetarna om hur viktigt detta faktiskt är – och chefen behöver föregå med gott exempel.
  • Kommunikation är A och O i kristid och vid distansarbete. Ha en plan/strategi för hur kommunikationen ska fungera och tydliggör chefens roll att säkra kommunikationen med alla medarbetare.
  • Visa förståelse för och respektera medarbetarnas oro genom att skapa möjligheter för dem att ventilera och återkoppla sina farhågor och frågor. Och även om chefen har ett extra ansvar att behålla lugnet i en pressad situation, så måste det också vara ok för chefen att prata om sin egen oro.
  • Tänk på att det är viktigt att också prata och tänka framåt. Vi befinner oss här och nu mitt uppe i en global kris som du som chef hanterar tillsammans med dina medarbetare. Men en dag ska vi komma över och förbi krispuckeln, så det gäller även att försöka inspirera medarbetarna att tänka att de insatser som vi gör idag också ska ta organisationen framåt.

 

Fakta: Ledarna inom idéburen sektor

Ledarna inom idéburen sektor är en branschförening för chefer inom ideell, religiös, idrottslig och kulturell sektor. Det är en nybildad förening och har funnits sedan 2017. Föreningen är i ett och fokuserar på branschbevakning, vilket är ett grundläggande uppdrag för alla Ledarnas föreningar.

 

Kommunikation är vår största utmaning under krisen

Miller möter ledare i pandemikrisen: I den här serien samtal ”Miller möter ledare i pandemikrisen” intervjuar Ledarnas förbundsordförande Andreas Miller företrädare för Ledarnas olika branschföreningar om ledarskapets utmaningar och framtid i ljuset av coronakrisen. I den fjärde intervjun i serien möter vi Marianne Backrud-Hagberg, ordförande för Ledarnas branschförening Kost & Näring, som rymmer chefer inom kost och nutrition inom kommuner och regioner.

Kostcheferna på kommuner och i regioner har organiserat både tillagning och distribution av mat till sina verksamheter på olika sätt. En gemensam utmaning, är att kommunicera på rätt sätt med sina medarbetare. ”Kommunikation är min svåraste utmaning för mig som ledare under pandemin”, säger Marianne Backrud-Hagberg, verksamhetschef på Nyköpings kommun och ordförande för branschföreningen Kost & Näring, i ett videosamtal.

I det här digitala samtalet, som är det fjärde i den här serien bloggar, träffar jag Marianne Backrud-Hagberg, som är ordförande för Kost & Näring.

Vi kommer direkt i vårt samtal in på frågan vad som är den största utmaningen för Marianne och hennes chefskollegor under krisen. I Nyköping serverar kommunen tillagad mat på samtliga skolor, förskolor och äldreboenden.

– Den största utmaningen är något som jag inte föreställt mig före krisen. Det handlar om kommunikationen. Hur får vi ut rätt information, hur ska jag och mina medarbetare tolka informationen och översätta den till vår verksamhet? Vi har 84 enheter som ska ha information och 160 personer ska tolka och förstå informationen. Det är en jätteutmaning och vi har under krisen gjort en kommunikationsresa, säger Marianne Backrud-Hagberg.

Situationen i äldreomsorgen i Nyköping är tuff eftersom många äldreboenden i kommunen har smittade äldre, berättar Marianne. Ändå är det lättare för hennes verksamhet än för personalen som direkt arbetar med smittade i äldreomsorgen.

– Vi levererar matvagnar och har tagit fram noggranna hygienföreskrifter hur dessa ska hanteras. Vi säkerställer att hygienkraven uppfylls. Det är vår utmaning, berättar Marianne.

En viktig del av arbetet i Kost & Näring under krisen är erfarenhetsutbyte där medlemmarna i föreningen träffas i en Facebook-grupp.

– Det som slår mig är att krisen utvecklat sig olika i olika delar av landet. Vi befinner oss här i stormens öga, men på andra håll finns knappt någon smitta. En stor fråga som vi diskuterat är hur vi ska distribuera mat till gymnasieskolorna. Man gör på olika sätt i kommunerna. En del gör som oss och tar fram och delar ut matlådor, medan det på andra håll delas ut matkuponger, som kan lösas in på restauranger.

Hon berättar också att hon och hennes chefskollegor har omfattande dialog med sina medarbetare och hanterar de frågor och den oro som finns.

Hur upprätthåller man som chef en bra arbetsmiljö under en sådan här kris?

– Det är jättesvårt. Vi var inte beredda på den här krisen och trodde inte att något sådant här skulle kunna hända. Vi tycker att det är viktigt med en nära dialog och att träffa medarbetarna. För det har en stor betydelse för en god arbetsmiljö. Det finns medarbetare som är oroliga, och som befinner sig i riskgruppen, och de får stanna hemma, säger Marianne.

Konsekvenserna för Kost & Närings verksamhet har blivit stora och föreningen har genomfört sin årliga konferens, Kostdagarna, i slutet av mars genom livesändning på nätet.

– Vi fick snabbt i slutplaneringen av konferensen helt ändra vårt upplägg. Vi visste inte om vi skulle kunna genomföra den eller inte, vilket var mycket bekymmersamt och utmanande. Vårt hotell var inte beredda på att betala tillbaka konferensavgiften, så vi hamnade i en ekonomisk krävande situation. Vi löste omställningen på bara en vecka. Det var en mycket annorlunda upplevelse, men lyckades genomföra det på ett riktigt bra sätt och hade samma program som vi planerat för, säger Marianne.

Det är svårt, menar Marianne, att analysera ännu vad för konsekvenser krisen får, men hon förutspår att pandemin kommer att leda till stora problem framöver, och påverka kommunernas ekonomi på ett negativt sätt. Men hon försöker tänka positivt och hoppas att det blir en snabbare grön omställning, som en följd av krisen. Chefsrollen kommer också att förändras.

– Vi kommer att behöva jobba ännu mer med kriser och krishantering på våra arbetsplatser och scenarioplanering för alla möjliga och omöjliga scenarier, säger Marianne.

Krisen blir utdragen och kan pågå i flera månader, med en hög arbetsbelastning för chefer. Hur ser du på ett hållbart ledarskap i den här situationen?

–  Samarbete är viktigt. Att hålla ihop verksamheten och fånga upp frågor som finns och nyheter är vår utmaning. Kommunikation är A och O. Alla blev lamslagna av det som hände och hur man ska tolka all information. Budskap behöver vara genomtänkt och väldigt tydligt. Flera ögon behöver titta på information innan den kommuniceras, eftersom den kan tolkas på olika sätt.

Ledarna har fått många nya medlemmar under krisen. Jag frågar Marianne vad Ledarna har betytt för henne?

– Mycket. Jag lever med Ledarna varje dag, känner en trygghet med att ha Ledarna i ryggen, säger Marianne.

Nästa år fyller Kost & Näring hundra år som förening. Hur firandet ska gå till påverkas av krisen.

– Vi planerar, men har parallella planer för olika scenarier. Vi behöver också se över vilka åtaganden vi gör, säger Marianne.

Hon delar med sig av sina bästa tips för chefer under krisen.

– Under kristider är det viktigt att prata med varandra och träffa varandra (det får ske en del digitalt i dagsläget) oftare än tidigare för avstämning och bolla frågor med varandra. Ta hjälp av varandra, berättar Marianne avslutningsvis.

Vi säger hej då till varandra på det digitala mötet.

En slutsats jag drar av samtalet är hur viktigt det är med kriskommunikation och att vi som chefer behöver lära oss att kommunicera i en utdragen kris, som vi befinner oss mitt i. Speciellt svårt är det när informationen ändras hela tiden, timme för timme. Information kan tolkas på olika sätt, så det gäller som chef att noga följa media och ha beredskap att snabbt ändra sina beslut och kommunicera. Det är bättre att kommunicera för ofta än för sällan. Och man måste våga ta hjälp av kommunikationsproffs för att kunna ha ett bollplank att diskutera kommunikationsöverväganden man behöver göra. Att investera tid i att lära sig mer om kommunikation kan vara en investering väl värd att göra för att som chef bli en bättre kommunikatör.

Det gäller också att vara tillgänglig för sina medarbetare och svara på frågor. Även om man inte har svar på alla sina frågor är det viktigt att vara tillgänglig och känslomässigt närvarande. Och så måste man vara beredd på att rucka på invanda arbetssätt, och precis som Kost & Näring ska göra, våga pröva nya oprövade arbetssätt. Det finns inget givet svar på vad som är rätt eller fel. Se krisen som en chans att ompröva gamla sanningar och våga tänka och göra nytt!

Intervjun gjordes den 23 april.

 

Fakta: Kost & Näring

Kost & Näring är branschföreningen inom Ledarna för kostchefer, måltidschefer, upphandlingsansvariga och kostrådgivare och andra yrkesgrupper som leder landets offentliga måltidsverksamheter inom kommuner och regioner.

Läs mer på Kost & Närings webbplats.

Arbetsmiljöbrister kvarstår även efter coronapandemin

Regeringen aviserade i den vårproposition som de presenterade idag, att sammanlagt 107 miljarder kronor hittills satsats och ska satsas på finanspolitiska åtgärder för att begränsa smittspridningen och mildra de samhällsekonomiska konsekvenserna av coronpandemin. Regeringen presenterade hur de ser på den samhällsekonomiska utvecklingen framöver, dels i ett basscenario, dels i ett mer pessimistiskt alternativscenario. I basscenariot sjunker BNP med drygt 4 procent och arbetslösheten stiger till 9 procent 2020. I alternativscenariet sjunker BNP med betydligt mer, 10 procent, och arbetslösheten stiger till 13,5 procent i år. Regeringen räknar i båda scenarierna med att konjunkturen vänder uppåt 2021. BNP ökar med 3,3 procent i basscenariot och 4 procent i alternativscenariot men arbetslösheten sjunker endast långsamt, till 7,5 procent i basscenariot och 13 procent i alternativscenariot 2021.

Finanspolitiska åtgärder på sammanlagt 107 miljarder kronor i år kan låta som ett väldigt stort resurstillskott men kommer troligen inte att räcka. Säkerligen kommer det inte att räcka om den samhällsekonomiska utvecklingen visar sig ligga mer i linje mer regeringens alternativa scenario. 107 miljarder är heller inte extremt mycket i relation till hur starka de svenska offentliga finanserna är, till skillnad från många länder som drabbades ännu hårdare av finanskrisen. Den konsoliderade offentliga bruttoskulden, som enligt Maastrichtfördraget inte får överstiga 60 procent av BNP för EU:s medlemsländer, (därför kallas denna skuld ofta för Maastrichtskulden), uppgick för Sveriges del till cirka 35 procent av BNP 2019. Regeringen räknar med att Maastrichtskulden stiger till 38 procent i basscenariot och till 53 procent i alternativscenariot 2021. Även i det mer pessimistiska alternativscenariot har Sveriges alltså fortfarande starka offentliga finanser.

Men lyfter vi ut kommuner och regioner och ser på deras ekonomiska ställning, finner vi att den på många håll är långt ifrån stabil. Sveriges kommuner och regioner, SKR, gör två gånger om året en prognos över hur ekonomin utvecklas inom deras verksamhetsområden och presenterar resultaten i Ekonomirapporten i maj och oktober varje år. I den senaste rapporten från oktober 2019 långt innan coronavirus var ett känt begrepp, räknade SKR (som då hette SKL, Sveriges kommuner och landsting) att gapet mellan kostnader och intäkter ökar till 33 miljarder kronor 2023, givet då beslutade skattehöjningar och statsbidrag.

Nu ökar regeringen statsbidragen men det kommer inte att räcka, särskilt inte som den minskade sysselsättningen som krisen resulterar i kommer att innebära lägre skatteintäkter för kommuner och regioner. Den kommunala och regionala ekonomin kommer troligen att försämras ännu mer.

Coronapandemin har satt bristerna i arbetsmiljön inom vård och omsorg – kommuners och regioners ansvarsområden – i blixtbelysning. Att arbeta som chef, och alltså ha arbetsmiljöansvar, inom dessa direkt pandemidrabbade verksamheter är en oerhört pressande situation. Existerande krav skärps och nya krav tillkommer men arbetsmiljöbristerna kvarstår eller förvärras. Detta är en ohållbar situation, även om kurvan med smittade plattas ned. Arbetsmiljöbristerna försvinner inte för att coronasmittan kan dämpas. Det behövs mycket kraftfulla satsningar på att förbättra arbetsmiljön inom vård och omsorg, med eller utan corona.

Arbetsmiljö vs. brukares vårdbehov

Svåra etiska frågor har lyfts när det gäller sjukvården i coronatider. En sådan är de prioriteringar som läkare tvingas göra i de fall intensivvårdsplatserna tar slut. Vem får intensivvård och vem måste stå över? Man behöver inte vara ansvarig läkare för att förstå hur fruktansvärt svåra sådana beslut måste vara att ta, även om prioriteringar också görs under mer normala förhållanden. Som stöd har Socialstyrelsen dock tagit fram etiska riktlinjer för just detta.

Ett annat dilemma, som kanske inte synliggjorts på samma sätt, är enhetschefers balansgång i äldreomsorgen mellan å ena sidan medarbetarnas arbetsmiljö och å andra sidan brukarnas behov av vård och omsorg. De senaste dagarna har vi fått rapporter om att alltfler covid 19-patienter upptäcks inom äldreomsorgen, främst i Stockholmsområdet. Äldreboenden och hemtjänst är normalt inte utrustade med den medicinska skyddsutrustning som finns på ett sjukhus. Råd och riktlinjer om hur vårdpersonal bäst skyddar sig kommer från många experter och ibland är dessa inte helt överens. Kort- eller långärmat förkläde, munskydd och visir eller bara munskydd… Ansvariga chefer är många gånger lika villrådiga som sina medarbetare.

Chefer inom äldreomsorgen har ansvar för att verksamheten fungerar, att brukare får den vård och omsorg de behöver. Men de har också ansvar för att se till att medarbetarna har en trygg och säker arbetsmiljö och är skyldiga att sätta in åtgärder för att förebygga risk för ohälsa. Ytterst vilar arbetsmiljöansvaret på arbetsgivaren, det vill säga högsta ledningen. Men uppgifterna delegeras som regel till chefer i den operativa verksamheten.

I gårdagens Aktuellt uttalade sig Tommy Iseskog på just detta tema och menar att brist på skyddsutrustning kan vara arbetsmiljöbrott. I inslaget säger Iseskog att ”jag tror vi kommer att få se att arbetsgivare hamnar inför domstol, chefer och kanske till och med politiker som blir åtalade”.

Ledarna har i ett remissvar (SOU 2017:24) tidigare pekat på vikten av tydlighet när det gäller arbetsmiljöansvarets omfattning och fördelning av arbetsmiljöuppgifter mot bakgrund av det individuella straffansvaret som innebär att en enskild chef kan åtalas vid oaktsamhet. Det här kan vara problematiskt redan under normala förhållanden. Chefer som upplever att det inte finns förutsättningar att uppfylla kraven i arbetsmiljölagen bör påpeka detta till överordnad chef. Frågan är vilka konsekvenserna blir med rådande omständigheter.

Detta är utmaningar som Jenny Wibacke, områdeschef på Skånes universitetssjukhus, också pekar på i samtalsserien Andreas Miller möter ledare i pandemikrisen.

Så hur ska ansvarig chef resonera om det är brist på skyddsutrustning för att undvika smitta samtidigt som fler brukare drabbas och behöver fortsatt omsorg?

Jag har inget svar på frågan. Att skydda anställda från risker i arbetet är självklart, men lika självklart är rätten till omsorg och omvårdnad av våra gamla.

Hur hanterar du som omvårdnadschef denna avvägning mellan god omsorg och dina medarbetares hälsa?

Kommer något gott ur krisen?

I gårdagens Rapport på SVT reagerade jag särskilt på ett inslag. Det var ett reportage från USA där man rapporterade att ovanligt många nu köper vapen som en följd av pandemin i landet. Svenska folkets tidigare hamstring av toapapper, i relation till detta, känns väldigt oförargligt i sammanhanget. Ja, mycket är upp och ner i dessa dagar och beteenden vi kanske inte förväntat oss visar sig – både positiva sådana och några mindre sympatiska.

Men frågan är vad vi lär oss under pågående kris och om det långsiktigt kommer att förändra hur vi fortsätter våra liv när vi är ur corona-pandemin. Det kanske är svårt att se när vi befinner oss mitt i krisen men något lär vi oss alltid.

I helgen passade jag på att ta en långpromenad och njuta av solen. Jag satt en stund på ett utomhuscafé vid en marina. Vid bordet närmast mig, dock på behörigt avstånd, satt ett större sällskap och jag överhörde deras samtal. Jag förstod att samtliga vuxna runt bordet arbetade hemifrån och att de tyckte det fungerade förvånansvärt bra under rådande omständigheter. Men det som kanske var mest intressant var att höra deras tankar om de positiva effekter de upplevde. Någon, som jag förstod var gruppchef, uttryckte att det inte gick att arbeta i samma höga tempo som tidigare och att hen och medarbetarna upplevdes lugnare. Flera andra instämde och tyckte att de stressade betydligt mindre och hoppades att de kunde fortsätta på det viset.

För andra är det antagligen precis omvänt. Inom hälso- och sjukvården är det knappast någon som idag kan luta sig tillbaka och ta det lugnare.

Det har också funnits rapporter som visar på att klimatet gynnas. När resor och konsumtion begränsas minskar också skadliga utsläpp. Men i andra vågskålen ligger naturligtvis andra negativa konsekvenser för de företag som kämpar för sin överlevnad.

Jag funderar en del på vilka förändringar som kommer att bli bestående och vilka vi glömmer bort igen när tillvaron återgår till det normala.

Alla erfarenheter, goda som dåliga, genererar ny kunskap. Kanske har vi blivit mer krismedvetna och har större beredskap den dag det är dags igen?

Har du som chef några positiva erfarenheter och lärdomar som du tror gynnar dig, dina medarbetare och din verksamhet även efter den pågående corona-pandemi?

 

 

 

När oro och ängslan vänds till ilska mot chefen

Det är minst sagt en märklig tid just nu – Coronatider. Själv sitter jag hemma och arbetar på distans, liksom många av mina kollegor den här veckan. Vi tillhör dem, som tack vare tekniken, kan sköta större delen av vårt arbete från andra platser än kontoret. Men långt ifrån alla har det så väl förspänt.

Mina tankar går särskilt till dem inom vård- och omsorgsyrken, som många sätter sin tillit till i dessa dagar. En av mina bästa vänner är verksam inom just sjukvården i Stockholm. Hon berättar om den oro och alla obesvarade frågor som finns hos många i personalen, en oro som ofta vänds till ilska mot de närmaste cheferna. Chefer som i sin tur saknar många svar då vi befinner oss i en situation vi inte har tidigare erfarenhet av.

I oroliga tider har chefer en ännu viktigare funktion än under normala förhållanden. Det är nu chefer måste mäkta med att härbärgera medarbetares oro, ängslan och ilska samtidigt som verksamheten är under stor press. Detta trots att cheferna själva kan känna sig minst lika oroade och ha lika många frågor. Jag vet att första linjens chefer inom vård- och omsorg även under normala förhållanden har tuffa och krävande förutsättningar. Trycket och förväntningarna på verksamheten är högt, samtidigt som resurserna ofta är knappa.

Jag hoppas att vi kan visa förståelse för varandras roller och vara öppna med att just nu är det sannolikt ingen som sitter på alla svar vi så gärna vill ha. Och till dig som är chef: Se till att du i din tur har någon du kan tala med i förtroende där du kan ventilera alla dina funderingar och frågor.

Var hittar du kraft för att ta dig an dagens utmaningar som chef?