Taggarkiv: administration

Administrativt stöd får chefen att stanna

Det är främst tre faktorer som avgör om chefer lämnar eller stannar i sitt uppdrag; administrativt stöd, stöd från sin egen chef och interna stödfunktioner såsom it, hr, ekonomi och organisationsutvecklare.

Detta konstaterar forskarna Anna Cregård och Linda Corin i en artikel i Du&Jobbet. De har djupintervjuat 14 kommunala chefer i tre kommuner. Nio av dem har valt att sluta och fem att stanna kvar i sitt chefsuppdrag.

Detta är ännu en studie som bekräftar omfattningen av ett chefsuppdrag och att chefer behöver både socialt stöd och praktisk avlastning.

Ledarnas rapport Chef i nöd och lust, som publicerades i våras, ger en bild som i stort överensstämmer med denna studie. Här framgår att en majoritet av cheferna upplever att både kvantitativa och kvalitativa krav har ökat samtidigt som resurserna minskat. Sju av tio chefer upplever att just administrationen ökat sedan de började som chefer.

Tekniken är naturligtvis en förklaring till att chefer ägnar alltmer tid till administration. Tätare rapportering och uppföljning en annan. Men nog är det något skevt med att nyttja chefer som administratörer? Många företag och organisationer tvekar när det gäller att utöka tjänster mot bakgrund av de kostnader detta medför. Men betänk då kostnaden för att betala ut chefslöner för administrativa sysslor och, om forskarna har rätt, att behöva anställa en ny chef om den förra slutar.

En chefsrekrytering där du anlitar rekryterare kan kosta allt mellan 200 000 och 800 000 kr, beroende på vilken nivå tjänsten ska tillsättas. Dessutom är det flera medarbetare som ägnar tid åt rekryteringen, intervjuer och introduktion.

Men kostnaden för själva rekryteringen är bara en del. Det tar en viss tid innan den nya chefen är fullt produktiv och kanske ännu längre tid för att bygga upp tillitsfulla relationer till kollegor och medarbetare. Så kanske är det helt enkelt mer kostnadseffektivt att se till att chefer får administrativt stöd.

Hur stort del av din chefsvardag uppskattar du att du ägnar åt administration?

Återupprättelse för sekreteraren

I Ledarnas chefsbarometer 2010 uppskattar chefer att 26 procent av arbetstiden ägnas åt administration. Om de själva får önska skulle de vilja minska denna andel med 10 procent. 41 procent anger administration som en av de mest påfrestande/problematiska delarna av chefsjobbet.

Det är knappast förvånande. Jag tror inte att chefen fått jobbet för sin administrativa förmåga. Min förhoppning är att chefen får förtroendet av sin arbetsgivare på helt andra grunder, där ledarskapet bör skattas högt. Att låta chefer, som ofta har ett högre löneläge, ägna så stor tid åt administration är ett slöseri av guds nåde. Jag uppmanar därför arbetsgivare att återinsätta sekreteraren.

I gårdagens Studio Ett tas detta tema upp. Här framgår att det i dagsläget finns knappt 2 000 sekreterare på ledningsgruppsnivå i Sverige. Sekreteraren som beskrivs som oljan i maskineriet, ett yrke som professionaliserats betydligt under senare år.

Lämna administrationen till proffsen

Direkt efter gymnasiet arbetade jag som sekreterare/assistent under åtta års tid, innan jag vidareutbildade mig. Jag kände stolthet över mitt yrke. Jag visste att jag underlättade och effektiviserade vardagen för den/de chefer jag arbetade åt. Men inte sällan stötte jag på andra inom administrativa yrken som uttryckte sig som att de ”bara” arbetade som sekreterare.

Vaddå bara? Sekreterarrollen idag är kvalificerad och självständig. Stenogramblockets dagar, kaffekokning och införskaffande av presenter till chefens fru på bröllopsdagen är ett minne blott.

Per Samuelsson, VD på Strålfors, säger att tack vara hans sekreterare, Lillemor Karlsson, frigörs resurser så att han kan göra det han är bra på. Han blir mer tillgänglig och jobbet effektiviseras. Själv vill han ha in fler sekreterare i organisationen.

Så varför är det så få chefer som idag har sekreterare? För några år sedan lät tidningen Chef genomföra en undersökning bland chefer för att belysa tillgången på administrativt stöd. Fyra av tio chefer uppger att de har tillgång till assistentstöd. Av dessa har en av tio detta stöd på heltid.

Drygt hälften av cheferna tror dessutom att de skulle bli en bättre chef om de hade tillgång till en assistent.

Till syvende och sist handlar det helt enkelt om att ge chefen tid att leda. Chefens viktigaste uppgift är att nå resultat genom att utveckla och leda verksamhet och medarbetare. Låt chefen göra det chefen är bäst på och låt proffsen sköta administrationen!

Har du tillgång till administrativt stöd i din chefsroll?

Chefen och tekniken

Jag har just lärt mig att blogga! Kan det vara något som kräver inlärning? Ja för en humanistiskt lagd chef, född på femtiotalet, är varje steg i att bemästra tekniken runt de nya uttrycksmedlen inte bara ett steg – det är en bergsklättring!

Under slutet av 90-talet gjorde tekniken stora insteg på alla chefers arbetsplatser. Från att ha skickat några försiktiga mail, till att arbeta med budgetplanering och personalscheman, lagerinventering och ärendehantering och det mesta annat i chefens vardag var det bara några år för de flesta av oss.

Största delen togs emot med utbredda armar för det underlättade ju vardagen för chefen. Det mesta gick snabbare, blev bättre och framförallt: det gick äntligen att hålla ordning på alla dokument.Det som var lättast att lära var det som man hade omedelbar nytta av.

Men så småningom började också de negativa effekterna dyka upp. Eftersom det nu gick så snabbt och lätt kunde ledningen efterfråga fler och tätare rapporter. Dokumentationen kunde göras till en egen fråga och de professionella personer som tidigare omgav chefen med administrativ service blev allt mer sällsynta.

Chefen blev fjättrad framför datorn. Det som en gång hälsades som en frälsare som skulle frisätta tid för ledarskapet blev snarare en tidstjuv.

Teknik är en underbar sak och mänsklighetens räddare. Men vardagsteknik för chefer är hårt slit med inlärning av ständigt nya system och en ursäkt för att utarma arbetsplatsen på professionell, administrativ personal som gör det möjligt för chefen att göra det hon är anställd för:Att leda!

Annika Elias
Ordförande i Ledarna