Taggarkiv: återkoppling

Återkoppling en viktig del av ledarskapet

Vill du vara en ledare med hög nivå av självledarskap? Ha trygga medarbetare och uppvisa ledarbeteenden som skapar effektivitet och en öppen kultur? Då ska du be om och ge återkoppling.

Idag är många uppdrag och verksamheter både komplexa och dynamiska vilket ställer krav på såväl tydlighet som flexibilitet hos dig som chef. Mellan människor finns alltid utrymme för tolkningar. Ditt sätt att kommunicera ett uppdrag tolkas av den du har mittemot dig på ett annat sätt än det du själv tyckte att du förmedlade det och formella uppdragsbeskrivningar kan aldrig besvara alla frågor, beslut och eventuella dilemman som uppstår under tiden vi arbetar. Återkoppling är ett sätt att hålla nära kontakt med dina medarbetare och chefer för att minska osäkerhet och utrymme för tolkningar.

Judith Komaki, psykologiprofessor som forskat på ledarbeteenden, har ”återkoppla” högst upp på listan på ledarbeteenden som påverkar prestationen positivt. Doktoranden Simon Elvnäs på Kungliga Tekniska Högskolan (KTH), har tagit fasta på Komakis forskning och valt att filma arbetsledares ledarbeteenden för att se om deras upplevelse av vad de gör när de arbetsleder och vad de faktiskt gör, skiljer sig åt.

Kort sagt kan man säga att resultaten visar att arbetsledarnas uppskattning av hur mycket tid de la på återkoppling till medarbetare var väldigt mycket större än den tid de faktiskt la på att återkoppla. Trots att vi vet hur viktigt är för verksamheten och något som medarbetarna efterfrågar.

Återkoppling ska leda till utveckling
Återkoppling handlar om att ge beröm eller kritik på ett konstruktivt sätt och fokus kan vara både på beteenden och prestation. Syftet med återkopplingen är att den ska leda till utveckling, det vill säga att något ska bli annorlunda efteråt. Du själv behöver återkoppling i ditt ledarskap av samma orsak som dina medarbetare; för att utvecklas och veta att du är på rätt väg. Vi vet att många chefer idag vill lyssna mer på sina medarbetare – vilket är klokt eftersom medarbetarna är din verksamhet. Att du som chef tar emot återkoppling på ditt ledarskap från dina medarbetare är ett utmärkt sätt att just lyssna.

Be om och ta emot återkoppling
I din organisation finns det många som du kan be om återkoppling från; dina medarbetare, din chef, men även andra som du har kontakt med. När det gäller dina medarbetare så kan du be om återkoppling på ditt ledarskap i formella samtal som utvecklingssamtal eller medarbetarsamtal. Då ska det vara en av de punkter som dina medarbetare har möjlighet att förbereda innan mötet.

Exempel på frågor är:

  • Vad fungerar bra i mitt ledarskap?
  • Vad behöver jag utveckla?
  • Finns det något jag kan göra annorlunda?

Du kan också be om återkoppling mer regelbundet. Kanske har ni avstämningsmöten där återkoppling kan vara en punkt. Tänk på att du även kan be om återkoppling skriftligt, om ni har en återkommande veckologg till exempel.
Det är även viktigt att du får återkoppling från din chef. Ta ansvar för att det sker, vid behov eller återkommande och mer strukturerat. Formen är inte annorlunda än när du ger och får återkoppling av dina medarbetare. När du tar emot återkopplingen så är det centralt att du lyssnar. Det vill säga sitter tyst och försöker förstå vad personen som ger återkoppling försöker säga. Avbryt inte och gå inte i försvar – gör ditt bästa att försöka förstå den andre personens perspektiv.

Så ger du återkoppling
För att återkopplingen ska ge önskad effekt så är det viktigt att den är konstruktiv och innefattar flera delar:

  • Använd alltid jag-budskap
  • Lägg fram fakta och beskriv situationen
  • Beskriv din känsla, din tolkning och hur det påverkar dig och verksamheten
  • Uttryck ditt önskade läge
  • Avsluta med en fråga som inkluderar den andre

Exempel på utvecklande återkoppling:
”Jag har lovat att ge dig återkoppling och har en sak som jag vill ta upp. Ibland upplever jag att du inte lyssnar. Du tittar inte mig i ögonen när jag pratar med dig och jag får känslan av att inte ha kontakt med dig. Det gör mig osäker. Det gör att jag undviker att prata med dig om sådant som är viktigt för verksamheten och mejlar dig istället. Jag skulle önska att du tittar mig i ögonen när vi pratar så att vi får en dialog. Vad tänker du när jag säger såhär?”

Exempel på stärkande återkoppling:
”Jag tycker att du är mycket strukturerad – att du har ordning och reda. Jag tänker till exempel på ditt sätt att göra tidplaner även för mindre projekt. Det gör att jag känner mig trygg och gör att jag litar på dig. Det blir också konkret och enkelt för gruppen att samarbeta. Är du medveten om att du gör detta?”

Sammanfattningsvis:

  • Förutsättningen för utvecklande återkoppling är att den är konstruktiv
  • Ge dina medarbetare återkoppling ofta
  • Be dina medarbetare att ge dig återkoppling på ditt ledarskap
  • Ta ansvar för att din chef ger dig återkoppling

Läs mer om återkoppling i vår chefsguide Återkoppling.

Återkoppla eller dö

Enligt färska siffror från Gallup känner sig 16% av svenskarna engagerade i sitt arbete. Hela 84% är oengagerade (73%) eller aktivt frånkopplade (11% ) och bidrar därmed varken till ökad måluppfyllelse, innovation eller trivsel.

Vilka är nycklarna till ett ökat engagemang i arbetslivet? Igår på Agil-HR gav ledarskapsgurus och chefer från bland andra Spotify, Ericsson och Statoil en rätt samstämmig bild. En komplex, osäker och snabbt föränderlig omgivning kräver tätare återkoppling såväl med omvärlden som inom organisationen.

De bästa tipsen:

  • Sätt mål som engagerar och inte går att sluta tänka på. Det räcker inte att målen är smarta utan de måste vara inspirerande. Ändra till exempel ”Vi som team ska öka försäljningen med 10% under nästa kvartal” till ”Vi ska under nästa kvartal ta in den största order som vi någonsin haft.”
  • Lämna kontrollparadigmet en gång för alla och styr med värderingar och riktning. Återkoppla ofta. På Ericsson testar man att lämna balanced scorecards och använder veckouppföljningar och kvartalsdialoger för att stärka syfte och riktning och fånga upp nya idéer snabbt. Man provar också att ha ett fokusområde per kvartal. ”Innovate or die”. Teamen på Ericsson måste vara bättre än konkurrenternas på att utvecklas. Då utvecklas Ericssons produkter och tjänster.
  • Visualisera och skapa transparens. Använd stödprocesser som ger båda. Arbeta till exempel med måluppföljning genom att sätta lappar på väggen och flytta efter hand eller i virtuella verktyg till exempel Trello.
  • Vill du komma igång med återkopplingen och samtidigt vara transparent? Tips finns på Management 3.0. Be dina medarbetare sätta upp lappar innan de går hem där de skriver en eller två rader kring ditt ledarskap. Be dem att sätta lapparna intill ansikten med missnöjd, liknöjd, ganska glad och toppen-glad gubbe.
  • Separera målprocessen från budgetprocessen enligt Beyond Budgeting. Siffrorna fyller helt olika syften och ska inte blandas samman.  Mål är vad vi vill ska hända och ska vara inspirerande och relativa. Budgetprognoser är vad vi tror kommer att hända och förväntar oss. Handelsbanken är ett föredöme inom detta område och även Unilever och Statoil har kommit långt med att skapa meningsfulla processer.

Vår undersökning från i våras visar att chefer lägger ner i snitt en dag i veckan på aktiviteter som inte känns meningsfulla eller till och med onödiga.

Kan snabbare återkoppling i vardagen leda till att du som chef får mer tid till ledarskapet och att dina medarbetare upplever större engagemang? Vad behöver du för att komma dit?

Krama en chef

Tänkte jag skulle starta en kampanj. Krama en chef skulle den heta. Jag tänker på alla chefer jag träffar som med glödande kinder och glittrande ögon efter ett par timmars samvaro med andra chefer lyckliga utbrister ”Tänk vad det betyder mycket att få träffa andra i samma situation!” .

Vi vet ju det på Ledarna, att chefer behöver träffa varandra. För att dela erfarenheter, peppa varandra när det är tufft, garva åt eländet och fira framgångarna, de personliga och medarbetarnas. Att det inte spelar så stor roll om du är första linjens chef i en bilfabrik eller verksamhetschef på ett sjukhus, ledarskapsutmaningarna är universella.

Vi vet att en stor gemensam nämnare för chefer är att man inte har så många runtomkring sig i vardagen att prata ledarskap med. Att man arbetar på dag ut och dag in utan att få särskilt mycket bekräftelse på att det man gör är rätt, att man är en bra chef. För vem ska säga det, liksom? Medarbetarna? Chefens chef? Partnern därhemma? Barnen? Mamma?

Många chefer lever i ett ständigt bekräftelseunderskott. De har sällan utvecklingssamtal med sin egen chef. Trots att de själva kanske håller 54 utvecklingssamtal per år. Hur ska de fylla på? Hur ska de hålla?

På sin höjd får chefen en gilla-tumme. Därför vill jag starta den här kampanjen. Man behöver kanske inte krama sin chef. Kan ju kännas lite konstigt. Det räcker med att man kramar en chef. Eller krama förresten, det kanske räcker med att man bara visar att man ser chefen, ser de bra grejer som chefen faktiskt gör. Vad tror ni? Ska jag dra igång en sån kampanj eller? Hjälper ni till att kramas då?

Klara Adolphson

PS. Jag började lite på twitter för att testa. Ni kan gå in på www.twitter.com/klaraadolphson och kolla reaktionerna om ni har lust.