Tappa inte balansen chefen

Händer det att du ibland känner dig som en balanskonstnär? Frukta inte, ty du är inte ensam. Att vara chef innebär att balansera olika intressen och hantera en bred variation av uppgifter. Ofta är det just det som många chefer upplever som så stimulerande. Men då gäller det att hålla balansen så att du inte kantrar.

En viktig uppgift som chef är att ha överblick över helheten. Dina medarbetare ska i första hand kunna fokusera på sina olika uppdrag och den verksamhetsnära kontexten, men du behöver ha ett vidare perspektiv för att kunna prioritera, planera och ta bästa möjliga beslut.

Ledarna har tagit fram en modell som vi kallar 5R – Chefens balansbräda som du kan använda som ett stöd i chefsrollen. Syftet är att synliggöra alla delar av ditt chefsuppdrag och inte minst visa att alla delar hänger samman. Ensidigt fokus på någon del gör att helheten riskerar att kantra och du tappar balansen.

De 5 R:en är relation, riktning, ram, resultat och roll. Alla viktiga ingredienser i chefs- och ledarskapet. Om relationerna på arbetsplatsen inte fungerar som du tänk dig, så kan det vara värt att vidga perspektiven och se om orsaken går att finna i exempelvis otydliga mål eller strukturella hinder som skapar frustration. Som chefer är vi alla olika och har olika fokus i vårt arbete. Några är starkt relationsorienterade medan andra fokuserar helt på resultaten. Men alla delar är viktiga och bidrar till helheten.

Min förhoppning är att du kan använda balansbrädan som en karta att orientera efter. Inte minst när tunnelseendet inträder vid stressiga perioder. Då kan vi alla behöva hjälp att ta ett steg tillbaka och få en överblick över helheten.

Hur balanserar du alla delar av ditt chefsuppdrag?

#metoo är en arbetsmiljöfråga och chefens ansvar

Den innersta kärnan i alla chefsuppdrag med personalledning är ansvar för arbetsmiljön. Alla medarbetare har ansvar för sitt eget jobb och för hur man själv uppför sig, men bara chefen har ansvar för helheten.

Arbetsmiljö är ett vitt begrepp som innefattar allt från att man självklart inte ska bli skadad eller sjuk på jobbet, till att man har rätt till en positiv omgivning fri från kränkande eller nedsättande beteende, där var och en ges förutsättning att prestera sitt bästa. Och det är chefens ansvar att se till att det fungerar.

Det finns chefer som inte vill ta det ansvaret, och det finns chefer som väljer att blunda för dåliga förhållanden. Det finns även chefer som själva trakasserar och kränker. Dessa chefer ska omedelbart sluta vara chefer.

Men så finns det också väldigt många chefer som vill men inte kan. Detta beskrivs på ett utmärkt sätt i en debattartikel i söndagens DN av Eva Vingård, professor i arbetsmiljö.

I dagarna hör vi många proklamationer om nolltolerans och uppkavlade ärmar. Men att hantera kränkningar och sexism på jobbet är ingen enkel uppgift. Som chef måste du gå till botten med orsakerna, lyssna på alla inblandade och försöka förstå vad som hänt. Du ska hantera inte bara offer och förövare, utan också alla andra medarbetare och deras upplevelser. Du ska också säkerställa att det finns verktyg och strukturer på plats för att det inte upprepas och att arbetsplatsen i fortsättningen hålls fri från oönskat beteende.

Av cheferna kräver allt detta mod och civilkurage, en god etisk kompass, kunskap, stöd och framförallt tid till att vara en närvarande chef och ledare.

Att en enskild chef beter sig illa kan och ska aldrig ursäktas. Men om vi nu mitt uppe i #metoo rörelsen vill börja se framåt, och säkerställa att det kommer något gott ur den rättmätiga vreden och avslöjandena, måste vi stärka det goda ledarskapet och se till att chefer på allvar har förutsättningar att arbeta med frågan.

Misslyckad som chef? Det kanske inte är dig det är fel på!

Att ha framgång och trivas som chef är inget självklart. Många prövar någon gång under yrkeslivet på ett chefsuppdrag, bara för att ganska snabbt kliva av med ett konstaterande att ”det var ingenting för mig”. Andra kämpar på, men vantrivs mer eller mindre och utsätter både verksamheten och sig själv för risker. Och vi tar det alla för självklart att vissa passar som chefer, andra gör det inte.

Men att det inte behöver bero på individen, utan också på de förutsättningar som ges i form av organisation och struktur, har två forskare från Göteborg, Linda Corin och Lisa Björk, visat i sina respektive avhandlingar. Igår presenterades deras forskning, sammanfattad i en gemensam rapport ”Chefens organisatoriska förutsättningar i kommunerna” vid ett seminarium på SNS. Det Lisa Björk och Linda Corin visat i sin forskning är saker som de flesta av oss som arbetat som chef i offentlig verksamhet själva upplevt, men här finns nu en tydlig kunskap som hjälper oss att angripa problemen.

De pekar för det första på att chefsuppdragen i kommunal verksamhet ges olika förutsättningar, och att olikheten följer samma linjer som på resten av arbetsmarknaden. Chefsuppdrag i mansdominerad verksamhet, teknisk förvaltning, fastighetsfrågor och dylikt ges bättre förutsättningar än chefsuppdrag inom kvinnodominerade yrkesområden som äldreomsorg. Det gäller alla parametrar, storleken på arbetsgruppen, rätt stödfunktioner och tillgång till dialog med överordnad chef och ledning. Det är också inom äldreomsorg som vi finner störst omsättning på chefer och flest chefer som själva uttrycker hälsoproblem.

Corin och Björk visar också hur många chefer upplever en obalans mellan krav och resurser, och att en stor del av arbetstiden används till arbetsuppgifter som inte ingår i chefsjobbet eller till och med är helt överflödiga.

Men de pekar också på lösningar.

Vi vill alla ha välfungerande chefer som kan bidra till hög kvalitet i välfärden, bra och attraktiva arbetsplatser och en effektiv hantering av våra gemensamma resurser. För att åstadkomma detta måste chefsuppdragen göras likvärdiga och hanterbara. Alla chefer måste ha tillgång till det stöd man efterfrågar, rimliga personalgrupper och tillgång till en välfungerande dialog uppåt och nedåt i organisationen.

Själv tror jag att chefer i offentlig verksamhet alltid kommer uppleva en obalans mellan krav och resurser. Helt enkelt därför att de är hängivna, ofta specialistkompetenta personer som brinner för sin verksamhet och alltid vill göra mer och bättre. Så för att få dessa personer att trivas, att göra ett bra jobb och att stanna kvar måste vi ge dem ett starkt och tydligt mandat att själva prioritera bland sina arbetsuppgifter och få stöd i det de inte själva hinner med.

Att vara en tydlig och närvarande chef, kräver att du själv har tillgång till påfyllning och till dialog med din egen chef och ledning, så att du i varje läge kan fatta trygga och bra beslut. Och att vara lugn också med det du tvingas välja bort. Så nästa gång vi hör om någon bekant eller vän som flytt från ett chefsuppdrag, så kanske vi ska fråga oss vilka förutsättningar hen hade. Var det ens möjligt att fungera som chef i det uppdraget?

Chefer får inte blunda för #metoo

Ingen har kunnat undgå kampanjen #metoo som sveper över världen med sin uppmaning till kvinnor att synliggöra sexuella övergrepp och trakasserier genom att berätta om sina egna erfarenheter. Även jag har postat hashtaggen på Facebook, och som så många andra tvingats återbesöka minnen som jag sopat under mattan.

Det finns naturligtvis stora gradskillnader mellan det våld och den utsatthet som drabbar kvinnor i länder där de står utan skydd, och där övergrepp och misshandel är en ständigt närvarande risk, och de trakasserier eller beteenden som kan förekomma i en väletablerad och stark kvinnas liv i Sverige. Men kärnan i det är densamma, någon tar sig rätten att använda ditt kön som ursäkt för att skada eller förminska dig.

Ett av alla de minnen som dyker upp för mig hände på en arbetsplats för tjugo år sedan. Jag arbetade som chef i kommunen, hade en bra position och var uppskattad av kollegor och medarbetare, men befann mig i en konflikt om resurser med skolan. För att lösa detta ordnade min chef ett möte där han och jag skulle prata med skolchefen. Mitt under mötet, när det stod klart att det mesta talade för min sak, böjer sig skolchefen fram och rör vid mig på ett sätt som inte kan beskrivas som annat än sexuellt.

Så vad hände? Det blev tyst en kort stund, jag bet ihop och fortsatte, min chef reste sig upp och prasslade med några papper och skolchefen flinade. Efteråt ångrade jag mig förstås. Varför klippte jag inte till honom, eller skrek åt honom eller anmälde honom någonstans?

För att jag inte ville ge honom glädjen av att ha kommit åt mig.

Detta händer ständigt på arbetsplatser runt om i Sverige och resten av världen. Kvinnor förminskas och degraderas från att vara en professionell person till att bara vara ett kön, ett villebråd. Chefer har en viktig uppgift att fylla i att sätta stopp för sexuella trakasserier oavsett i vilken form de förekommer, alltifrån ett grovt språk till fysisk beröring. Chefer ska förmedla och värna om en kultur på arbetsplatsen som präglas av respekt och tolerans. Medarbetare ska i varje läge kunna lita på att chefen inte blundar utan vågar se och ta itu med övergrepp.

Min chef fegade ur. Vi pratade aldrig om vad som hade hänt och ett kort tag senare bytte jag jobb. En faktor som spelade in var att jag inte ville arbeta på en arbetsplats som tolererade sexuella trakasserier.

Utan ont uppsåt

Inkludering är ett begrepp som är högaktuellt. Googlar du på ordet så får du oerhört många träffar. Här på Ledarna pratar vi också mycket om vikten av inkludering och olika sätt att vara inkluderande på. Inte minst mot bakgrund av att tillvarata all kompetens som många arbetsgivare så väl behöver.

Min kollega Ellen Landberg hade en bra och lättbegriplig definition av begreppet i sin blogg om att brittiska deckare inspirerar.

”Skapa platser där alla är välkomna och trivs. Platser där en inte behöver fundera över annat än det en är där för att göra, det vill säga arbeta.”

Att få människor att känna sig välkomna och trivas på arbetet kan vi göra på många sätt. Ett av dem handlar om vårt språkbruk. Sättet jag uttrycker mig på, vilka fraser och ord jag använder, kan göra skillnad mellan inkluderande och exkluderande.

Men attans vad lätt det är att slinta till och svårt att träna bort uttryck som tappat sin bokstavliga betydelse, men som ändå beskriver det jag avser. Och jag funderar själv kring vad mottagaren uppfattar, är det den bokstavliga betydelsen eller andemeningen?

Låt mig ta några exempel. Lämpligheten i att använda ordet bensträckare kom upp i ett sammanhang. Skälet var naturligtvis att det finns personer som faktiskt inte har förutsättningar att bokstavligen sträcka på benen. Ju mer jag funderade kring detta slog det mig att det finns mängder av uttryck som handlar om olika kroppsdelar: Vi måste kunna gå rakryggade ur detta. Vilken är din akilleshäl? Är det tummen upp på det här då…? Ja, det kan fortsätta i all oändlighet.

Hen är något jag fortfarande tränar aktivt på ser en del fördelar med. Men med handen på hjärtat är det inte helt okomplicerat att radera uttryck som jag levt med i över 50 år.

Jag erkänner att risken är överhängande att jag även fortsättningsvis kan undslippa mig den här typen av uttryck. Om någon tar illa upp hoppas jag att hen säger ifrån så att jag blir medveten om hur det kan uppfattas. Från min sida är det helt utan ont uppsåt.

Vad har du sagt med goda intentioner, men som landat alldeles galet?

Täta chefsbyten skapar oro

Jag läste ett pressmeddelande med rubriken ”Fler chefer borde byta jobb” från Unionen om en undersökning de låtit genomföra med hjälp av Novus. Av meddelandet framgår att chefer inte anser att arbetet lever upp till deras förväntningar och många menar att de har för lite befogenheter. Tyvärr finns inte undersökningen att läsa i sin helhet. Jag är nämligen väldigt intresserad av just det där med chefers handlingsfrihet och andra organisatoriska förutsättningar som är skillnaden mellan ett framgångsrikt chefs- och ledarskap eller ett platt fall.

Texten i pressmeddelandet i övrigt handlar nämligen helt och hållet om att chefens löneutveckling gynnas av att byta jobb ofta, gärna så ofta som vart tredje år. Det är ju ingen nyhet att möjligheterna till ett större lönelyft ofta möjliggörs när du byter jobb.

Men lek med tanken att alla chefer verkligen skulle byta jobb med så täta intervaller. När du kommer ny som chef tar det tid, kanske upp till ett halvår, innan du har full kapacitet. Det handlar om att förstå den organisation du landat i, både dess historia och framtida möjligheter, liksom verksamheten i sig. Du behöver lära känna och bygga tillitsfulla relationer med kollegor och medarbetare. Och hur mycket hinner du egentligen uträtta, förändra, förbättra under en period av 2-3 år? Många processer behöver betydligt längre tid än så.

En ny chef leder också till lite hack i maskineriet i verksamheten. Medarbetarna behöver få kläm på vem det är som har kommit, vissa beslut kanske tar längre tid, den kontinuitet som tidigare funnits när det gäller till exempel löne- och medarbetarsamtal bryts. Gäller samma sak idag som tidigare? En del av allas energi och tid kommer att ägnas åt just den nye chefen.

Att som medarbetare drabbas av täta chefsbyten skapar oro och kanske också en känsla av att aldrig riktigt komma igång. Varje chef har ju sina specifika sätt att leda och prioritera. Varje chefsbyte innebär inte bara att chefen behöver introduceras. Medarbetargruppen måste också få vänja sig vid den nya chefen.

Vår vision på Ledarna är att alla har en bra chef. Det kräver insiktsfulla ledare med bra organisatoriska förutsättningar och rimliga villkor. Men jag menar också att en viss kontinuitet när det gäller chefer också gynnar relationerna på arbetsplatsen och därmed också verksamheten.

Hur ofta du som chef byter jobb är naturligtvis helt upp till dig och din situation. Om du trivs och känner att du gör skillnad där du är, så stanna. Om du däremot inte trivs eller vill vidare i karriären, ja då kan det vara dags att byta jobb.

Vilka för- och nackdelar ser du med täta jobbyten för dig och dina medarbetare?

Chefer i offentlig sektor: SÄG IFRÅN och STÅ PÅ DIG!

Hur många tidningsartiklar om krisen i vården inför sommaren har du sett den senaste månaden? Vissa saker är lika förutsägbara som risken för att jordgubbarna tar slut till midsommar eller att adventsmossan kan fatta eld när vi närmar oss jul.

Idag skriver SvD om det uppgivna läget på Helsingborgs lasarett, där det gått så långt att personalen beskriver sitt arbete som på gränsen till oetiskt och oroar sig för att man sätter sin legitimation i fara. Till hösten kan vi förvänta oss larmrapporter om tillståndet i skolan inför terminsstarten, och bara för ett par veckor sedan fick vi läsa om hur främlingsfientlighet frodas och accepteras i ett hemtjänstområde i norra Sverige.

Även om dessa ständigt återkommande artiklar och nyhetsinslag bara ger oss slumpvisa nedslag i verkligheten och många av oss själva har erfarenhet av en välfärdssektor som fungerar mycket bra, är den sammantagna bilden att vi står inför stora utmaningar som det gäller att ta tag i, om inte kvalitet och tillgänglighet ska rasa och allmänhetens förtroende ska urholkas mer.

På Ledarna ser vi problemen från ett annat håll. En stor del av de samtal som kommer till våra chefsrådgivare från medlemmar inom välfärdssektorn handlar om verkligheten för de som jobbar som chefer. Hög arbetsbelastning och avsaknad av stöd i chefsuppdraget är vanligt förekommande frågor. Otydligt uppdrag, väldigt stora medarbetargrupper och ett utökat ansvar för arbetsmiljö har ökat pressen under senare år. Och i takt med att stödfunktionerna minskar och att den överordnade chefen själv är överbelastad, tvingas cheferna att lägga mer tid på andra arbetsuppgifter än ledarskapet.

Och trots allt detta stortrivs många chefer. Så till den milda grad att de stannar kvar och arbetar sig sjuka med ohållbara chefsuppdrag.

I en artikel i Prevents tidning Arbetsliv beskrivs problemet, som står i fokus för en insats från Arbetsmiljöverket och även är föremål för forskning och kartläggning vid Göteborgs universitet. Man pekar på ganska enkla åtgärder som skulle kunna förbättra situationen snabbt, mentorskap, delat ledarskap, bättre introduktion är några exempel.

Men när jag tittar tillbaka på min egen trettioåriga chefskarriär inom offentlig sektor är det ett annat råd som jag skulle vilja ge till alla de som kämpar med sitt uppdrag idag: SÄG IFRÅN och STÅ PÅ DIG!

Som chef inom välfärdssektorn är du oerhört värdefull. Du är viktig för din arbetsgivare, för dina medarbetare och du är viktig för samhället. Du har rätt att kräva rimliga förutsättningar för ditt uppdrag! Det är värt att ta lite skit för att man är obekväm och ifrågasättande. Om ledningen vägrar att prioritera bland alla dina övermäktiga arbetsuppgifter så gör det själv, men tänk efter först så att du kan motivera ditt val och inte bara tar det som ligger överst i högen. Diskutera med dina chefskollegor och gör gemensam sak.

Sverige har en fantastisk outnyttjad resurs i alla kompetenta och engagerade chefer inom välfärdssektorn. Jag säger inte att vi löser alla stora strukturella problem genom att ge cheferna bättre förutsättningar, men det skulle räcka bra långt.

Vad tror du om att ändra kurs…?

Jag har förstått att tydlighet kan sammanblandas med att vara auktoritär. Och här måste jag protestera. Att vara tydlig innebär inte att du kör över andra. Att vara tydlig med vad du tycker, tänker och vill hindrar inte att du är intresserad och öppen för att lyssna på vad andra tycker, tänker och vill.

Att vara tydlig som chef ger många positiva effekter, inte minst i den snabbrörliga och ofta stressiga arbetsvardag många befinner sig i. Då skapar tydlighet trygghet hos medarbetare. De är klara över vad du som chef förväntar dig och vilken riktning verksamheten ska ta. Är du tydlig som chef slipper medarbetare lägga tid och energi på att tolka och analysera vad du egentligen menar och vad du säger mellan raderna. Det betyder inte att du behöver vara burdus, utan helt enkelt låta bli att linda in det du vill säga.

Jag tror att det finns en rädsla att uppfattas som en gammalmodig chef som pekar med hela handen. Och den rädslan gör ibland att vi broderar ut texten och liksom bäddar in budskap för att göra de mjukare och fluffigare. Ett agerande som är direkt skadligt vid till exempel samtal som handlar om uppsägning.

Tänk vad många missförstånd som skulle undvikas om vi vågade vara lite mer tydliga. Att leda verksamhet och medarbetare handlar ofta om att lyssna in och stötta medarbetare för att de själva ska hitta de bästa lösningarna. Men det finns sammanhang där ett beslut är taget eller där det finns bestämmelser eller policys som ska följas. Då blir det bara ett spel för gallerierna om du låter medarbetarna tro att det finns utrymme för tolkningar. Det finns tillfällen i arbetslivet där det helt enkelt inte finns utrymme för alternativa sätt att hantera frågor.

Det här med tydlighet är inte bara knutet till dig i din roll som chef. Kanske tillhör du kategorin seglare och ska ut med segelbåten i sommar. Tänk dig att någon i familjen står vid rodret och plötsligt är ni på väg rakt upp på land. Säger du då: – Vad tror du om att ändra kurs? eller den något tydligare varianten: – Nu vill jag att du ändrar kurs!

Vad är tydlighet för dig?

När du är ensam som chef

Det vanligaste sättet att få sitt första chefsjobb är att bli tillfrågad av den arbetsgivare du redan arbetar hos. Det är ett tecken på att du har stort förtroende hos din arbetsgivare och att de ser något hos dig som gör att de vill ge dig ett större ansvar och utökat mandat.

Att bli tillfrågad är både roligt och smickrande. Och att bli chef i en organisation du redan känner har sina fördelar, men också en del utmaningar. En fördel är att du redan är väl insatt i verksamheten och vet vem som ansvarar för vad. Utmaningen kan var att ta sig an sin nya roll och upptäcka att tidigare relationer nu förändras. De behöver inte bli sämre, men de blir annorlunda.

Många chefer jag möter berättar om att de ibland känner sig ensamma, särskilt de som blivit chefer över sina tidigare kollegor. Det finns saker chefer varken bör eller kan prata med sina medarbetare om. Särskilt tydligt blir det i bistra tider när jobb kan vara i farozonen. Men chefer behöver precis som alla andra ha sina forum för att ventilera frågor och få ta del av andras erfarenheter och perspektiv.

Om du tillhör de chefer som saknar kollegor du kan prata med, har en ansträngd relation till din egen chef eller svårt att hitta tid då ni kan ses, behöver du hitta andra sammanhang att dryfta frågor som är angelägna för dig. Du kan alltid söka dig till externa nätverk med andra chefer eller skaffa dig en mentor för förtroendefulla samtal. Är du medlem hos oss på Ledarna finns alltid våra chefsrådgivare eller chefscoacher tillhands för att stärka och stötta dig.

Nu öppnar vi upp för ännu ett forum som riktar sig till dig som chef, vare sig du är medlem i Ledarna eller inte. I podden Chefsrådgivarna får du tips och råd från våra rådgivare kring vanliga frågor som chefer ställer. Varje avsnitt gästas också av en chef som delar med sig av sina erfarenheter.

Och oavsett hur länge du varit chef, uppstår alltid nya situationer och sammanhang där du inte är helt säker på hur du bör agera för att nå bästa resultat. Då kan det vara skönt att ta del av andras erfarenheter, misstag och framgångar för att låta sig inspireras och peppas.

Så med detta sagt vill jag gärna dela med mig av mitt tips, nämligen att lyssna på Chefsrådgivarna. Ny avsnitt släpps löpande under våren och du har möjlighet att skicka in just din fråga.

Vem pratar du med när det gäller utmaningar i din chefsroll?

Lyssnartips

Den 15 maj släpper vi tredje poddavsnittet av Chefsrådgivarna och det handlar om hur du rustar dig för svåra samtal – uppsägningar. I Morgonpasset i P3 i veckan var jag inbjuden för att svara på frågor om uppsägningar respektive avsked. Lyssna 40 minuter in i programmet »

När slutade vi prata?

Jag är förundrad och lite förskräckt. Det verkar som om vi slutat prata med varandra på jobbet. Åtminstone om sådant som är viktigt för att vi ska känna tillit och må bra tillsammans. Det blev inte minst uppenbart senast när jag träffade ett av många företag som drivs av att sprida kunskap och verktyg i syfte att åstadkomma en bättre arbetsmiljö där färre människor blir sjuka av stress eller en känsla av att inte riktigt räcka till. Det handlar naturligtvis inte bara om jobbet, utan också om hur jag kan balansera jobb och privatliv så att det blir en helhet som fungerar.

Just det konceptet, Cojn Balansa, handlar om att ge chefer verktyg för att leda samtal kring dilemman med sina medarbetare. Dilemman som handlar just om utmaningar att hantera vardagen där både jobb och privatliv gör sig påmint. Och intresset från organisationer och företag blir allt större. Det är onekligen bra, men det får mig också att fundera över när vi slutade att prata med och lyssna på varandra.

Dialogen är en oerhört viktig grundpelare för många områden inom arbetslivet. Som chef behöver du använda dig av samtal och dialog för att skapa förtroendefulla relationer till medarbetare, kollegor, din chef, kunder/brukare med mera. Utan dialogen fungerar varken medarbetarsamtal, lönesamtal eller affärsuppgörelser. Utan dialog och öppenhet för olika tankar och idéer tappar vi utvecklings- och innovationskraft.

Med ett så kraftfullt verktyg som en fungerande dialog, undrar jag vad som hindrar oss från att faktiskt använda den i vardagen. Är det känslan av att inte ha tid eller är det något annat som gör att vi väljer bort stunder av dialog och reflektion? Kanske är det dags att slå ett extra slag för det svenska fikat?

Hur skapar du utrymme för meningsfull och utvecklande dialog på jobbet?